Если вы ИП на УСН «доходы минус расходы» — учитываете расходы по закрытому перечню в ст. 346.16 НК РФ. Если самозанятый (НПД) — расходы не учитываются, но налог можно уменьшить через стартовый бонус. Если физлицо с НДФЛ — есть социальные, имущественные, инвестиционные, стандартные вычеты. Ключевая фраза НК РФ — «обоснованные и документально подтверждённые». Это покрывает больше, чем многие думают, но именно «документально подтверждённые» — где спотыкается большинство.
Этот пост — про самые частые вычеты и расходы, доступные ИП, самозанятым и физлицам в России в 2026 году. По каждой категории разбираем, что учитывается, какие документы хранить и какие ошибки приводят к проблемам в проверках.
Прежде чем начнём: мы делаем сканер чеков, не бухгалтерскую фирму. Это общая информация на основе НК РФ и публикаций ФНС. Это не налоговая консультация. Налоговое право меняется, ваша ситуация уникальна — квалифицированный бухгалтер или налоговый консультант скажет правильно. То, что ниже — справочник, не замена профессиональной консультации.
1. Расходы на аренду офиса (для ИП на УСН)
Расходы на аренду офиса учитываются в расходах ИП на УСН «доходы минус расходы» (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Это одна из самых ценных и одна из самых запутанных категорий.
Что учитывается: арендные платежи за офис, склад, мастерскую — недвижимость, используемая в предпринимательской деятельности. Если вы работаете из дома, в чистом виде «домашний офис» в РФ не вычитается — но коммунальные расходы пропорционально площади можно учитывать ИП на ОСНО (на УСН — спорно, лучше уточнить у бухгалтера). Использование квартиры для предпринимательства должно быть нечастым (иначе нужен перевод в нежилой фонд).
Что задокументировать: договор аренды, акты приёма-передачи, ежемесячные акты или счета, платёжные документы. Если арендодатель — физлицо, дополнительно 13% НДФЛ (если он не самозанятый или ИП).
Типичная ошибка: учитывать арендные расходы без правильно оформленного договора и актов. Только платёжки недостаточно — ФНС требует первичные документы.
2. Социальный вычет на лечение и обучение
Это вычет по НДФЛ (ст. 219 НК РФ), доступный физлицам — плательщикам НДФЛ. ИП на УСН и самозанятые могут получать его, если у них есть параллельный доход с НДФЛ (например, зарплата от работодателя).
Что включается: расходы на собственное лечение и лечение близких родственников (супруг, дети, родители), расходы на обучение (своё, детей, братьев/сестёр), приобретение лекарств по рецепту, ДМС. Лимит — 150 000 ₽ в год на собственное обучение и не-дорогостоящее лечение (общий потолок), плюс 50 000 ₽ на обучение детей. Дорогостоящее лечение по перечню Правительства РФ — без лимита.
Что задокументировать: договор с медицинской организацией, копия лицензии, платёжные документы, справка об оплате медицинских услуг (форма 04). Для обучения: договор с образовательной организацией, копия лицензии, платёжные документы.
Типичная ошибка: подача без справки 04 на медицинские услуги — она нужна именно для налоговой и оформляется отдельно. Многие забывают её взять.
3. Страховые взносы (уменьшение налога для ИП)
ИП на УСН «доходы» (6%) могут уменьшить налог на сумму уплаченных страховых взносов — за себя и за работников. Без работников — на 100% налога; с работниками — не более чем на 50%.
Что включается: фиксированные взносы ИП на ОПС и ОМС (в 2026 году — около 50 000 ₽ в сумме плюс 1% с дохода свыше 300 000 ₽), а также 1% страховых взносов с дохода свыше 300 тысяч. Для УСН «доходы минус расходы» — взносы учитываются как расход, не как уменьшение налога.
Что задокументировать: платёжные поручения по уплате страховых взносов, КУДиР с записями.
Типичная ошибка: не использование права уменьшить налог. Многие ИП на УСН «доходы» просто платят 6% и забывают уменьшить на взносы — теряют десятки тысяч в год.
4. Имущественный вычет при покупке жилья
Имущественный вычет (ст. 220 НК РФ) — крупнейший разовый вычет для физлица: до 260 000 ₽ возврата НДФЛ от стоимости жилья (от базы 2 млн ₽) и до 390 000 ₽ от процентов по ипотеке (от базы 3 млн ₽). Один раз в жизни, но остаток переносится на следующие годы, пока не выберется полностью.
Что включается: покупка квартиры, дома, доли, земельного участка под ИЖС, расходы на отделку (если в договоре указано «без отделки»), проценты по целевому ипотечному кредиту.
Что задокументировать: договор купли-продажи или ДДУ, акт приёма-передачи, выписка из ЕГРН, платёжные документы, кредитный договор и справка из банка о процентах (для процентов).
Типичная ошибка: подача без актуальной выписки из ЕГРН или с пропущенными платёжными документами. Бэкап скана всей пачки документов на случай налогового запроса упрощает жизнь.
5. Транспортные расходы (для ИП)
ИП на УСН «доходы минус расходы» могут учитывать расходы на содержание служебного транспорта (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Что включается: топливо, ремонт, страховка ОСАГО (а в части КАСКО — спорно), мойка, парковка, платные дороги. Если автомобиль одновременно используется в личных целях, в расходы идёт пропорционально использованию в предпринимательстве.
Что задокументировать: путевые листы (с указанием маршрута и цели поездки), чеки на топливо, договоры на обслуживание, акты, документы на ТС. Без путевых листов транспортные расходы могут быть не приняты.
Типичная ошибка: учёт расходов без путевых листов. Это самая частая документальная ошибка в проверках по транспортным расходам.
6. Профессиональное обучение
Для ИП на УСН «доходы минус расходы» — расходы на подготовку и переподготовку сотрудников учитываются (пп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Расходы на обучение самого ИП — спорная зона; лучше оформлять как услугу образовательной организации с подтверждающими документами.
Для физлица с НДФЛ — социальный вычет на собственное обучение или обучение детей, см. раздел 2.
Что задокументировать: договор с образовательной организацией с лицензией, акт оказания услуг, платёжные документы, программа обучения.
Типичная ошибка: учёт обучения у организаций без лицензии (тренинговые курсы, частные мастер-классы). По НДФЛ для социального вычета лицензия обязательна; в расходах ИП — обоснование сложнее.
7. Страхование бизнеса
Расходы на страхование имущества и ответственности учитываются в расходах ИП на УСН «доходы минус расходы» (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Что включается: страхование основных средств производственного назначения, имущества, гражданской ответственности перед третьими лицами, профессиональной ответственности (E&O). Личные виды страхования не учитываются.
Что задокументировать: страховой полис и платёжные документы.
Типичная ошибка: двойной учёт страховки автомобиля в расходах на транспорт и в расходах на страхование одновременно.
8. Канцелярия и оборудование (амортизация)
Канцелярия и расходные материалы учитываются как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Оборудование и крупные покупки — амортизируются в течение срока полезного использования или (для ОС стоимостью до 100 000 ₽) могут быть списаны единовременно.
Что включается: бумага, картриджи, канцелярия, почтовые расходы. Оборудование: компьютеры, принтеры, столы, стулья, мониторы. Для ОС стоимостью свыше 100 000 ₽ — амортизация по группам в соответствии с Классификацией основных средств.
Что задокументировать: чеки и счета-фактуры (если есть). Для амортизируемого имущества — карточка ОС, акт ввода в эксплуатацию. Электронные чеки и сканы полностью принимаются ФНС — сканирование бумажных чеков через ScanLens и тегирование по категории — самый надёжный способ хранить эти записи.
Типичная ошибка: учёт 100% делового использования ноутбука или телефона, который также используется лично. Если на 70% для бизнеса — учитывайте 70%. ФНС ждёт честного распределения.
9. ПО и подписки
Расходы на программное обеспечение и подписки учитываются как расходы на приобретение исключительных прав на программы или прав использования по лицензионным договорам (пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Что включается: бухгалтерское ПО (1С, Контур, Эльба), CRM, облачные хранилища, дизайн-софт, хостинг сайта, домен, почта, любая SaaS-подписка для бизнеса. Включая подписки на профессиональные приложения — Lightroom для фотографа, Grammarly для копирайтера, биллинг для фрилансера.
Что задокументировать: лицензионный договор или счёт от поставщика, платёжные документы. Если подписка делится между личным и деловым — задокументируйте процент использования.
Типичная ошибка: забыть учесть мелкие ежемесячные подписки, которые накапливаются за год. Инструмент за 1500 ₽/мес — это 18 000 ₽/год. Учитывайте все.
10. Услуги (бухгалтерия, юристы, консалтинг)
Расходы на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги учитываются (пп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Что включается: бухгалтерское обслуживание, аудит, налоговое консультирование, юридические услуги по бизнес-вопросам, услуги по подготовке деклараций. Если нанимаете бухгалтера для подготовки декларации УСН — это расход. Если юриста для проверки клиентского договора — тоже.
Что задокументировать: договор оказания услуг, акт оказания услуг, счёт, платёжные документы.
Типичная ошибка: отсутствие акта оказания услуг — без него спор с ФНС о моменте признания расхода.
11. Представительские расходы
Для ИП на УСН представительские расходы напрямую не указаны в закрытом перечне ст. 346.16 — у организаций они нормируются (не более 4% от расходов на оплату труда). Для самозанятых — не учитываются вовсе.
Что обычно делают: ИП на УСН «доходы минус расходы» — деловые встречи лучше оформлять как услуги или расходы на маркетинг с надлежащими документами. Для самозанятых это просто расходы из своего кармана.
Что задокументировать (если вы организация): сумма, дата, место (название заведения), деловое назначение и имена присутствующих. Только чек недостаточно — нужен контекст. Сценарий сканирования чеков с возможностью добавлять заметки к каждому скану — самый практичный способ зафиксировать это в реальном времени.
Типичная ошибка: отсутствие документации, с кем был обед и что обсуждалось. ФНС не требует стенограммы, но краткая заметка вроде «обед с [имя клиента], обсуждали Q2-проект» — это то, что хотят видеть.
12. Командировочные расходы
Командировочные расходы учитываются в расходах ИП на УСН «доходы минус расходы» (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя. У ИП без работников — командировок в строгом смысле нет; деловые поездки самого ИП учитываются как расходы на услуги или иные расходы.
Что включается: авиа/железнодорожные билеты, проживание, такси, оплата визы и сборов (для зарубежных поездок), суточные (по нормам), деловые расходы в командировке.
Что задокументировать: приказ о командировке, командировочное удостоверение (если применимо), служебное задание, отчёт о командировке, посадочные талоны, чеки и квитанции по каждому расходу. Для смешанных деловых/личных поездок — задокументируйте, какие дни были деловыми.
Типичная ошибка: учёт всей поездки как деловой, когда только часть была. Если летите на двухдневную конференцию и остаётесь ещё на три дня для отдыха, авиабилет учитывается (основная цель — деловая), но проживание и питание за личные дни — нет.
13. Интернет и связь (по доле делового использования)
Деловая часть расходов на интернет и связь учитывается в расходах ИП на УСН «доходы минус расходы» (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Что включается: если используете домашний интернет и личный телефон для бизнеса, можно учесть процент, относящийся к деловому использованию. Если есть отдельная деловая SIM-карта — её стоимость учитывается полностью. Ключевое — разумное распределение: если ~60% использования телефона деловое, учитывайте 60% от счёта.
Что задокументировать: ежемесячные счета и обоснование процента делового использования. Не нужно логировать каждый звонок, но нужно уметь объяснить метод распределения. Стабильный процент в течение года защитимее, чем меняющийся помесячно без причины.
Типичная ошибка: учёт 100% делового использования личного телефона или интернета, который явно используется и в личных целях. ФНС ждёт разумного процента, а 100% — приглашение к проверке.
Сам вычет редко бывает проблемой в проверке. Проблема почти всегда в документации — либо отсутствуют записи, либо записи не содержат информации, которую требует ФНС.
Записи, которые переживут проверку
Повторяющаяся тема для каждого вычета выше — документация. ФНС ждёт, что вы подтвердите каждый расход записями, показывающими сумму, дату и деловое назначение. Для некоторых категорий (представительские, командировочные, транспорт) требования к документации более конкретные.
Самый практичный подход для ИП и самозанятых: сканировать каждый чек при получении, добавлять заметку с деловым назначением и организовывать по категории. ScanLens сделан под этот сценарий — OCR на устройстве, тегирование по категории расхода, облачный бэкап, чтобы записи пережили даже потерю телефона. Но какой бы инструмент вы ни использовали, важно захватывать чеки в реальном времени. Коробка выцветших термобумажек в конце года — это как теряются вычеты.
Храните записи минимум 5 лет с года, следующего за отчётным — лучше 7 для запаса. Наш гайд про электронные чеки и ФНС разбирает правила хранения подробно.
Этот пост — общая информация о типичных вычетах и расходах для ИП, самозанятых и физлиц в России, на основе общедоступных норм НК РФ и публикаций ФНС. Это не налоговая консультация и не замена профессионального руководства. Налоговое право меняется. Лимиты вычетов меняются. Ваша ситуация уникальна. Работайте с квалифицированным бухгалтером или налоговым консультантом, чтобы определить, какие вычеты применимы к вам и как их правильно заявить.
По теме
Если этот пост был полезен, могут пригодиться и эти:
- Принимает ли ФНС электронные чеки? Гайд 2026 — юридическая база для отсканированных чеков и сроки хранения
- Сканирование чеков в налоговый период — круглогодичный сценарий для ИП и самозанятых
- Как организовать цифровые документы — система папок и имён, которая держится вдолгую
