Якщо ви ФОП на загальній системі — враховуєте витрати, безпосередньо пов'язані з підприємницькою діяльністю. Якщо на спрощеній системі (єдиний податок) — витрати не враховуються, але є інші переваги. Якщо фізособа з ПДФО — є соціальні, майнові, інвестиційні вирахування. Ключова фраза Податкового кодексу — «обґрунтовані та документально підтверджені». Це покриває більше, ніж багато хто думає, але саме «документально підтверджені» — де спотикається більшість.
Цей матеріал — про найчастіші вирахування і витрати, доступні ФОП і фізособам в Україні у 2026 році. По кожній категорії розбираємо, що враховується, які документи зберігати і які помилки призводять до проблем у перевірках.
Перш ніж почнемо: ми створюємо сканер чеків, не бухгалтерську фірму. Це загальна інформація на основі Податкового кодексу України та публікацій ДПС. Це не податкова консультація. Податкове право змінюється, ваша ситуація унікальна — кваліфікований бухгалтер чи податковий консультант скаже правильно. Те, що нижче — довідник, не заміна професійної консультації.
1. Витрати на оренду офісу (для ФОП на загальній системі)
Витрати на оренду офісу враховуються у витратах ФОП на загальній системі. Це одна з найцінніших і одна з найбільш заплутаних категорій.
Що враховується: орендні платежі за офіс, склад, майстерню — нерухомість, що використовується у підприємницькій діяльності. Якщо ви працюєте з дому, у чистому вигляді «домашній офіс» в Україні не вираховується — але комунальні витрати пропорційно площі можна враховувати ФОП на загальній системі (на спрощеній — спірно, краще уточнити у бухгалтера). Використання квартири для підприємництва має бути нечастим (інакше потрібен переведення у нежитловий фонд).
Що задокументувати: договір оренди, акти приймання-передачі, щомісячні акти або рахунки, платіжні документи. Якщо орендодавець — фізособа, додатково 18% ПДФО (якщо він не ФОП) і 1,5% військового збору.
Типова помилка: облік орендних витрат без правильно оформленого договору і актів. Тільки платіжки недостатньо — ДПС вимагає первинні документи.
2. Соціальне вирахування на лікування і навчання
Це вирахування з ПДФО (ст. 166 ПКУ), доступне фізособам — платникам ПДФО. ФОП на спрощеній системі можуть отримувати його, якщо у них є паралельний дохід з ПДФО (наприклад, зарплата від роботодавця).
Що включається: витрати на навчання (своє, дітей, братів/сестер) у вітчизняних закладах освіти. Окремі категорії витрат на лікування. Лімит — фактично сплачена сума у межах річного доходу, але не більше встановленого ліміту з ПКУ. Повернення — 18% від суми вирахування плюс 1,5% військового збору.
Що задокументувати: договір з медичною організацією або освітнім закладом, копія ліцензії, платіжні документи.
Типова помилка: подача без необхідних довідок з установ — деякі категорії потребують спеціальних довідок, оформлених окремо. Багато хто забуває їх взяти.
3. ЄСВ та податки (для ФОП)
ФОП на спрощеній системі сплачують єдиний податок (ставка залежить від групи) і ЄСВ (мінімум від мінімальної зарплати). У 2026 році для I групи — близько 10% прожиткового мінімуму на місяць єдиного податку, для II — 20% мінімальної зарплати, для III — 5% від обороту (без ПДВ) або 3% + ПДВ.
Що включається: ЄСВ — мінімум 22% від мінімальної зарплати (близько 1500 грн на місяць у 2026), військовий збір (для III групи — додатковий 1% з обороту). Для ФОП із працівниками — додаткові ЄСВ за працівників.
Що задокументувати: платіжні доручення з оплати ЄСВ та інших податків, Книга обліку доходів (для I, II, III групи без ПДВ) або Книга обліку доходів і витрат (для III групи з ПДВ та загальної системи).
Типова помилка: забуття сплачувати ЄСВ навіть за відсутності доходу. Для діючих ФОП ЄСВ обов'язковий незалежно від наявності доходу — інакше штрафи і пеня.
4. Майнове вирахування при купівлі житла
Майнове вирахування — найбільше разове вирахування для фізособи: повернення 18% ПДФО від витрат на сплату відсотків за іпотечним кредитом (ст. 166 ПКУ). На відміну від багатьох країн, в Україні немає прямого вирахування на саму вартість житла — тільки на відсотки за іпотекою.
Що включається: відсотки за іпотечним кредитом на купівлю або будівництво житла. Кредит має бути цільовим. Право на вирахування виникає у звітному податковому році, в якому фактично сплачені відсотки.
Що задокументувати: кредитний договір, договір купівлі-продажу або ДДУ, виписка з Державного реєстру речових прав, платіжні документи з оплати відсотків, довідка з банку про сплачені відсотки за рік.
Типова помилка: подача без свіжої довідки з банку про сплачені за рік відсотки. Резервна копія сканування всієї пачки документів на випадок податкового запиту спрощує життя.
5. Транспортні витрати (для ФОП на загальній системі)
ФОП на загальній системі можуть враховувати витрати на утримання службового транспорту. ФОП на спрощеній системі не враховують витрати — лише оплачують єдиний податок з обороту.
Що включається: паливо, ремонт, страхування ОСЦПВ (а в частині КАСКО — спірно), мийка, паркування, платні дороги. Якщо автомобіль одночасно використовується в особистих цілях, у витрати йде пропорційно використанню у підприємництві.
Що задокументувати: дорожні листи (із зазначенням маршруту і мети поїздки), чеки на паливо, договори на обслуговування, акти, документи на ТЗ. Без дорожніх листів транспортні витрати можуть бути не прийняті.
Типова помилка: облік витрат без дорожніх листів. Це найчастіша документальна помилка у перевірках з транспортних витрат.
6. Професійне навчання
Для ФОП на загальній системі — витрати на підготовку і перепідготовку співробітників враховуються. Витрати на навчання самого ФОП — спірна зона; краще оформляти як послугу освітньої організації з підтверджувальними документами.
Для фізособи з ПДФО — соціальне вирахування на власне навчання чи навчання дітей, див. розділ 2.
Що задокументувати: договір з освітньою організацією з ліцензією, акт надання послуг, платіжні документи, програма навчання.
Типова помилка: облік навчання у організацій без ліцензії (тренінгові курси, приватні майстер-класи). Для соціального вирахування з ПДФО ліцензія обов'язкова; у витратах ФОП — обґрунтування складніше.
7. Страхування бізнесу
Витрати на страхування майна та відповідальності враховуються у витратах ФОП на загальній системі.
Що включається: страхування основних засобів виробничого призначення, майна, цивільної відповідальності перед третіми особами, професійної відповідальності (E&O). Особисті види страхування не враховуються.
Що задокументувати: страховий поліс і платіжні документи.
Типова помилка: подвійний облік страховки автомобіля у витратах на транспорт і у витратах на страхування одночасно.
8. Канцелярія та обладнання (амортизація)
Канцелярія і витратні матеріали враховуються як матеріальні витрати у ФОП на загальній системі. Обладнання і великі покупки — амортизуються протягом строку корисного використання.
Що включається: папір, картриджі, канцелярія, поштові витрати. Обладнання: комп'ютери, принтери, столи, стільці, монітори. Для ОЗ вартістю понад 20 000 грн — амортизація за групами відповідно до Класифікації основних засобів.
Що задокументувати: чеки і податкові накладні (якщо застосовно). Для амортизованого майна — картка ОЗ, акт введення в експлуатацію. Електронні чеки і скани повністю приймаються ДПС — сканування паперових чеків через ScanLens і тегування за категорією — найнадійніший спосіб зберігати ці записи.
Типова помилка: облік 100% ділового використання ноутбука чи телефона, що також використовується особисто. Якщо на 70% для бізнесу — враховуйте 70%. ДПС чекає чесного розподілу.
9. ПЗ і підписки
Витрати на програмне забезпечення і підписки враховуються як витрати на придбання виключних прав на програми або прав використання за ліцензійними договорами.
Що включається: бухгалтерське ПЗ (1С, M.E.Doc, СОТА), CRM, хмарні сховища, дизайн-софт, хостинг сайту, домен, пошта, будь-яка SaaS-підписка для бізнесу. Включно з підписками на професійні застосунки — Lightroom для фотографа, Grammarly для копірайтера, біллінг для фрілансера.
Що задокументувати: ліцензійний договір або рахунок від постачальника, платіжні документи. Якщо підписка ділиться між особистим і діловим — задокументуйте відсоток використання.
Типова помилка: забути врахувати дрібні щомісячні підписки, що накопичуються за рік. Інструмент за 500 грн/міс — це 6000 грн/рік. Враховуйте всі.
10. Послуги (бухгалтерія, юристи, консалтинг)
Витрати на бухгалтерські, аудиторські та юридичні послуги враховуються у ФОП на загальній системі.
Що включається: бухгалтерське обслуговування, аудит, податкове консультування, юридичні послуги з бізнес-питань, послуги з підготовки декларацій. Якщо наймаєте бухгалтера для підготовки декларації — це витрата. Якщо юриста для перевірки клієнтського договору — теж.
Що задокументувати: договір надання послуг, акт надання послуг, рахунок, платіжні документи.
Типова помилка: відсутність акта надання послуг — без нього спір з ДПС про момент визнання витрати.
11. Представницькі витрати
Для ФОП на загальній системі представницькі витрати окремо не виділяються — у юросіб вони обмежено нормуються. Для ФОП на спрощеній — не враховуються взагалі.
Що зазвичай роблять: ФОП на загальній системі — ділові зустрічі краще оформляти як послуги чи витрати на маркетинг із належними документами. Для ФОП на спрощеній — це просто витрати з власної кишені.
Що задокументувати (якщо ви організація): сума, дата, місце (назва закладу), ділове призначення і імена присутніх. Тільки чека недостатньо — потрібен контекст. Сценарій сканування чеків із можливістю додавати нотатки до кожного скана — найбільш практичний спосіб зафіксувати це у реальному часі.
Типова помилка: відсутність документації, з ким був обід і що обговорювалося. ДПС не вимагає стенограми, але коротка нотатка на кшталт «обід з [ім'я клієнта], обговорювали Q2-проєкт» — це те, що хочуть бачити.
12. Витрати на відрядження
Витрати на відрядження враховуються у витратах ФОП на загальній системі. Відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця. У ФОП без працівників — відряджень у строгому сенсі немає; ділові поїздки самого ФОП враховуються як витрати на послуги чи інші витрати.
Що включається: авіа/залізничні квитки, проживання, таксі, оплата візи і зборів (для закордонних поїздок), добові (за нормами), ділові витрати у відрядженні.
Що задокументувати: наказ про відрядження, посвідчення про відрядження (якщо застосовно), службове завдання, звіт про відрядження, посадкові талони, чеки і квитанції за кожною витратою. Для змішаних ділових/особистих поїздок — задокументуйте, які дні були діловими.
Типова помилка: облік усієї поїздки як ділової, коли тільки частина була. Якщо летите на дводенну конференцію і залишаєтеся ще на три дні для відпочинку, авіаквиток враховується (основна мета — ділова), але проживання і харчування за особисті дні — ні.
13. Інтернет і зв'язок (за часткою ділового використання)
Ділова частина витрат на інтернет і зв'язок враховується у витратах ФОП на загальній системі.
Що включається: якщо використовуєте домашній інтернет і особистий телефон для бізнесу, можна врахувати відсоток, що належить до ділового використання. Якщо є окрема ділова SIM-картка — її вартість враховується повністю. Ключове — розумний розподіл: якщо ~60% використання телефона ділове, враховуйте 60% від рахунка.
Що задокументувати: щомісячні рахунки і обґрунтування відсотка ділового використання. Не потрібно логувати кожен дзвінок, але потрібно вміти пояснити метод розподілу. Стабільний відсоток протягом року захищеніший, ніж той, що змінюється помісячно без причини.
Типова помилка: облік 100% ділового використання особистого телефона чи інтернету, що явно використовується і в особистих цілях. ДПС чекає розумного відсотка, а 100% — запрошення до перевірки.
Саме вирахування рідко буває проблемою у перевірці. Проблема майже завжди у документації — або відсутні записи, або записи не містять інформації, яку вимагає ДПС.
Записи, що переживуть перевірку
Повторювана тема для кожного вирахування вище — документація. ДПС чекає, що ви підтвердите кожну витрату записами, що показують суму, дату і ділове призначення. Для деяких категорій (представницькі, відрядження, транспорт) вимоги до документації більш конкретні.
Найбільш практичний підхід для ФОП: сканувати кожен чек при отриманні, додавати нотатку з діловим призначенням і організовувати за категорією. ScanLens зроблений під цей сценарій — OCR на пристрої, тегування за категорією витрат, хмарна резервна копія, щоб записи пережили навіть втрату телефона. Але який би інструмент ви не використовували, важливо захоплювати чеки в реальному часі. Коробка вицвілих термопаперів наприкінці року — це як втрачаються вирахування.
Зберігайте записи мінімум 3 роки з дня подання податкової декларації — краще 5 для запасу. Наш гайд про електронні чеки і ДПС розбирає правила зберігання детально.
Цей матеріал — загальна інформація про типові вирахування і витрати для ФОП і фізосіб в Україні, на основі загальнодоступних норм Податкового кодексу та публікацій ДПС. Це не податкова консультація і не заміна професійного керівництва. Податкове право змінюється. Ліміти вирахувань змінюються. Ваша ситуація унікальна. Працюйте з кваліфікованим бухгалтером або податковим консультантом, щоб визначити, які вирахування застосовні до вас і як їх правильно заявити.
За темою
Якщо цей матеріал був корисний, можуть знадобитися й ці:
- Чи приймає ДПС електронні чеки? Гайд 2026 — юридична база для відсканованих чеків і строки зберігання
- Сканування чеків у податковий період — цілорічний сценарій для ФОП
- Як організувати цифрові документи — система папок і імен, що тримається надовго
