Elektronisch gespeicherte Belege können für US-Bundessteuerzwecke akzeptabel sein, wenn sie vollständig, genau, lesbar und abrufbar bleiben und den gemeldeten Posten tatsächlich belegen. Bewahren Sie das Quellbild, den Geschäftszweck und fehlende Angaben zusammen auf. Diese Seite behandelt ausschließlich allgemeine US-Bundesregeln; für deutsche oder andere Steuern gelten andere Vorschriften.
Editorial note: Quellen geprüft am 14. Juli 2026. Dieser Beitrag fasst veröffentlichte Quellen zusammen und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Sicherheitsberatung.
Was Revenue Procedure 97-22 verlangt
Das IRS-Verfahren konzentriert sich auf die Zuverlässigkeit des Speichersystems: vollständige und genaue Übertragung, Indexierung, Integritätskontrollen, Abruf und lesbare Wiedergabe. Ein abgeschnittenes oder unscharfes Bild wird nicht dadurch ausreichend, dass es als PDF gespeichert ist.
Beleg und Geschäftszweck
Publication 463 behandelt Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten. Dokumente sollen in der Regel Betrag, Datum, Ort und Art der Ausgabe zeigen. Kontoauszug oder stornierter Scheck können Zahlung belegen, aber nicht zwingend den Geschäftszweck oder die gekaufte Leistung.
Die 75-Dollar-Regel ist eng
Die Ausnahme von bestimmten Dokumentnachweisen für Ausgaben unter 75 US-Dollar steht in den Regeln für Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten und gilt nicht für Übernachtungen. Sie ist keine allgemeine Erlaubnis, jede kleine Ausgabe ohne Aufzeichnungen abzusetzen.
Aufbewahrung und Workflow
Der IRS nennt meist drei Jahre, aber längere Fristen unter anderem bei nicht erklärtem Einkommen, bestimmten Verlusten, Beschäftigungssteuern, Immobilienbasis oder fehlender Erklärung. Erfassen, prüfen, mit der Buchung verbinden, exportieren und wiederherstellbar sichern. Mehr dazu im Beleg-Workflow und bei Papieroriginalen.
