Bewahren Sie das Papieroriginal auf, wenn es Identität, Staatsangehörigkeit, Eigentum, Vertretungsmacht oder einen vollzogenen Rechtsakt belegt, ein Siegel, Sicherheitsmerkmal, eine Beglaubigung oder Originalunterschrift trägt, schwer zu ersetzen ist oder historischen Wert hat. Ein Scan hilft beim Zugriff und bei der Wiederbeschaffung, hat aber nicht automatisch dieselbe rechtliche oder beweisrechtliche Funktion.
Editorial note: Quellen geprüft am 14. Juli 2026. Dieser Beitrag fasst veröffentlichte Quellen zusammen und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Sicherheitsberatung.
Vier Fragen vor dem Vernichten
Prüfen Sie, ob eine Stelle das Original oder eine beglaubigte Kopie verlangt, ob das Papier Merkmale enthält, die das Bild nicht vollständig wiedergibt, wie schwer ein Ersatz wäre und ob das Objekt selbst Familien- oder Archivwert besitzt. Bei Unsicherheit: Papier behalten und den Scan als Arbeitskopie nutzen.
Was meist im Original bleiben sollte
Gültige Reisepässe, Personenstands- und Einbürgerungsurkunden, Sozialversicherungskarten, Testamente, Vollmachten, Urkunden, Titel, beglaubigte Instrumente und unersetzliche Familienunterlagen verdienen sichere Aufbewahrung. Konkrete Anforderungen unterscheiden sich; fragen Sie die ausstellende oder empfangende Stelle.
Wann digitale Unterlagen genügen können
Routinemäßige Rechnungen, Kontoauszüge und Belege können oft digital geführt werden, wenn die Datei vollständig, lesbar, abrufbar und gesichert ist. Für US-Bundessteuerunterlagen beschreibt Revenue Procedure 97-22 Integrität, Indexierung, Abruf und lesbare Wiedergabe; andere Länder, Verträge und Behörden können mehr verlangen.
Rolle von ScanLens
ScanLens erstellt PDF- oder Bildkopien und führt OCR auf dem iPhone aus. Die App entscheidet nicht, ob ein Original rechtlichen, historischen oder vertraglichen Wert hat. Siehe Papierdokumente digitalisieren und digitale US-Steuerbelege.
