Perché la libreria foto non è un archivio di documenti
Quasi tutti «conservano» già documenti sul telefono: una foto della tessera assicurativa, uno screenshot della garanzia, il contratto d’affitto in PDF da qualche parte in Mail. Tutto questo è tecnicamente salvato e praticamente perduto, perché niente di ciò si ritrova per quello che dice. La foto della tessera è archiviata tra un pranzo e un tramonto, con un nome tipo IMG_4823.
Un archivio che funziona ha tre proprietà che alla libreria foto mancano: i documenti vivono separati dalle foto, portano nomi e una struttura scelti da una persona e si ritrovano per contenuto. È l’intero progetto di una libreria di documenti, ed è ciò che separa un’app pensata per le carte da un album che per caso ne contiene qualcuna.
Ritrovare qualsiasi documento dal testo che contiene
Le cartelle servono a sfogliare; il testo serve a trovare davvero. ScanLens legge ogni documento sul dispositivo in secondo piano, quindi la ricerca coincide con quello che le carte dicono, non solo con i nomi che hai dato loro.
Questo cambia che cosa può essere una ricerca. Digita il nome dell’assicurazione e la polizza salta fuori, anche se l’hai archiviata come «roba di casa». Digita le ultime cifre di un numero di serie e compare la garanzia. Digita la società del padrone di casa e il contratto è lì. Il testo riconosciuto resta sul telefono, e i documenti della libreria compaiono anche nella ricerca Spotlight dell’iPhone: una ricerca dalla schermata Home può quindi atterrare dritta su una pagina scansionata un anno fa.
Per i documenti che escono dall’app, esportali come PDF ricercabili: qualunque lettore li riceva potrà cercarli allo stesso modo.
Che cosa va in archivio e che cosa resta su carta
Digitalizza con generosità: documenti d’identità, polizze e tessere assicurative, garanzie con i relativi scontrini, contratti d’affitto e altri contratti, lettere mediche e libretti vaccinali, dichiarazioni fiscali e le ricevute che le sostengono, manuali degli elettrodomestici, documenti scolastici e di lavoro. Scansionare un documento in più costa un minuto; non averlo costa un pomeriggio.
Conserva gli originali cartacei dei documenti la cui forma fisica ha valore legale: passaporti, certificati di nascita e di matrimonio, atti notarili, testamenti firmati a mano. La scansione è la tua copia rapida per tutti i giorni; l’originale va in un posto a prova di incendio. Il quadro completo è in quali documenti tenere in originale, e il procedimento stanza per stanza in digitalizzare documenti cartacei.
Perché non semplicemente un disco nel cloud?
Google Drive, Dropbox e iCloud Drive tengono i file benissimo, e molte persone ci gestiscono il proprio archivio documentale. La differenza sta in ciò che accade prima e dopo che il file esiste.
Un disco non scansiona. Far entrare la carta richiede comunque un passaggio di acquisizione che raddrizzi la pagina e la renda leggibile, ed è metà del lavoro che un’app di scansione fa in modo nativo. E un disco cerca nei nomi dei file e, a volte, nel contenuto, ma non leggerà uno scontrino fotografato finché qualcosa non gli avrà dato prima uno strato di testo.
I due lavorano bene insieme invece di farsi concorrenza: tieni la libreria di lavoro nello scanner, dove vivono acquisizione, pulizia e ricerca per contenuto, e esporta in una cartella cloud quando un documento va condiviso o deve esistere dove un computer possa vederlo.
Un sistema di archiviazione che regge la vita reale
I sistemi elaborati falliscono perché archiviare deve avvenire nei trenta secondi dopo la scansione, di solito in piedi. Una struttura che regge è piccola: una manciata di cartelle per le grandi aree della vita, tag per gli anni e i temi ricorrenti, preferiti per i documenti che mostri a uno sportello. Poi un’abitudine: scansionare le cose quando arrivano, non quando servono.
Il vantaggio si accumula in silenzio. La stagione fiscale diventa una ricerca per tag invece di una scatola da scarpe. Una richiesta all’assicurazione diventa quattro documenti allegati in cinque minuti. Una domanda sulla garanzia diventa una ricerca per numero di serie mentre sei ancora al telefono con l’assistenza. Niente di clamoroso; tutto questo prima costava una serata.
