難しいのは書類をスキャンすることではありません。一年半後にそれを見つけることです。書類の写真であふれたカメラロールは保管ではありません。紙に書かれている内容で探せるライブラリこそが保管です。
紙をスキャンするかPDFをScanLensに読み込み、フォルダとタグを付けてください。これで二通りの探し方ができます——名前で、そして中の文字で。アプリは端末上で各書類を読み取るので、保険会社の名前や製造番号で検索すればそのページが戻ってきます。iCloudバックアップを入れておけば、端末をなくしてもライブラリは残ります。
たいていの人はすでに書類を端末に「保管」しています。保険証の写真、保証書のスクリーンショット、メールのどこかにある賃貸契約のPDF。どれも技術的には保存済みで、実際には行方不明です。どれも中身では探せないからです。保険証の写真は昼食と夕焼けのあいだに、IMG_4823のような名前で並んでいます。
機能する保管には、カメラロールに欠けている三つの性質があります。書類が写真とは別の場所にあること、人が選んだ名前と構造を持っていること、そして中身で探せること。これが書類ライブラリの設計そのものであり、紙のために作られたアプリと、たまたま紙が入っているアルバムとの違いです。
フォルダは見て回るためのもの、文字は実際に見つけるためのものです。ScanLensは端末上で各書類を背後で読み取るので、検索は紙が語っている内容に当たります。あなたが付けた名前だけではありません。
これは検索の意味を変えます。保険会社の名前を入力すれば、たとえ「家のもの」にしまってあっても証券が出てきます。製造番号の末尾を入力すれば保証書が現れます。大家さんの会社名を入力すれば賃貸契約がそこにあります。認識した文字は端末に残り、ライブラリの書類はiPhoneのSpotlight検索にも出てくるので、ホーム画面からの検索が一年前にスキャンしたページに直接たどり着きます。
アプリの外へ出す書類は、検索できるPDFとして書き出してください。届いた先のどんなビューアでも、同じように探せます。
iCloudバックアップを入れれば、ライブラリは——フォルダもタグも含めて——なくした端末、壊れた端末、買い替えた端末を越えて残ります。入れるまでは切れており、使われるのはあなたのiCloudアカウントで、アプリのアカウントではありません。詳しくはiCloudへのスキャンで。
アプリロックは、ライブラリ全体の手前にFace IDを置きます。誰かに端末を手渡すことが、自分の税務の履歴を手渡すことではなくなります。詳しくはiPhoneでの書類の安全で。
保管した書類が外へ出るとき——大家さんへの住所の証明、銀行への身分証——送るコピーにパスワードを掛け、原本はそのままにしておきます。
取り除いた書類は、完全に消える前にゴミ箱に入ります。指が滑った一度のスワイプで、家の権利証が消えることはありません。
Google Drive、Dropbox、iCloud Driveはファイルを預かるのが得意で、実際そこに書類の保管庫を置いている人も大勢います。違いは、ファイルが存在する前と後に何が起きるかです。
保存領域はスキャンしません。紙を中へ入れるには、ページを真っすぐにして読める状態にする取り込みの一手間がやはり必要で、それはスキャンアプリが最初から担っている半分の仕事です。そして保存領域はファイル名を、ときには中身も検索しますが、何かが先に文字の層を与えないかぎり、撮影しただけの領収書は読みません。
二つは競うのではなく、うまく組み合わさります。取り込み・整え・内容検索が住むスキャナーに作業用のライブラリを置き、書類を共有する必要があるとき、あるいはパソコンから見える場所に置きたいときにクラウドのフォルダへ書き出すのです。
凝った仕組みが破綻するのは、しまう作業をスキャン直後の三十秒で、たいていは立ったまま済ませなければならないからです。続く構造は小さいものです。暮らしの大きな領域ごとにフォルダをいくつか、年や繰り返す主題にタグ、窓口で見せる書類にお気に入り。そして習慣を一つ——必要になったときではなく、届いたときにスキャンする。
効き目は静かに積み上がります。確定申告の時期は靴箱ではなくタグ検索になります。保険の請求は五分で四つの添付になります。保証の問い合わせは、まだサポートと電話しているあいだの製造番号検索になります。どれも劇的ではありません。どれもかつては一晩かかっていました。
カメラロールではなく書類のライブラリにスキャンするか読み込み、何かを覚えているうちに名前を付け、広めのフォルダ数個とタグで整理し、ライブラリのバックアップを取ります。良い保管かどうかは取り出しで決まります。中に出てくる語で検索すれば、どの書類も見つけられるはずです。
できます——それが写真アルバムではなく書類アプリを使う理由です。ScanLensは端末上で各書類を背後で読み取るので、保険会社の名前、製造番号、大家さんの会社名で検索すれば、ファイル名が何の役にも立たないときでもそのページが戻ってきます。
スキャンは端末上にあり、読むには端末のロック解除が要ります。アプリロックを使えば、ライブラリそのものの手前にもFace IDが入ります。バックアップは、有効にした場合、あなた自身のiCloudアカウントへ送られます。機微な書類をどこかへ送るときは、送るコピーにパスワードを掛けてください。
iCloudバックアップを入れていれば、同じiCloudアカウントでサインインした新しいiPhoneにライブラリが復元されます——フォルダもタグも、書類そのものも。バックアップがなければ、なくした端末にしかなかった書類は失われます。だからこそ、必要になる前に入れておくのです。
ほとんどの書類では不要です。スキャンが紙の役目をすべて果たします。原本を残すのは、紙という形に法的な重みがあるもの——旅券、出生証明書、公証を受けた証書、遺言。それらもスキャンしたうえで、紙は裁断せずに安全な場所へしまってください。
ScanLensは無料アプリです。スキャン、読み込み、フォルダ、タグ、お気に入り、名前と書類の文字による検索が含まれます。ライブラリのiCloudバックアップも無料で、入れるまでは切れています。
ScanLensはiPhone向けの無料アプリです。紙をスキャンし、一度しまえば、何年か後にページの言葉で見つけられます。