Si eres autónomo en España y tributas en estimación directa, los gastos vinculados a tu actividad y justificados con factura se deducen del rendimiento de la actividad económica (LIRPF art. 28 y 30). Si estás en estimación objetiva (módulos), tributas por una cifra fijada por el Ministerio y los gastos reales no se restan. Si eres monotributista en Argentina, RESICO en México o régimen simplificado en Colombia, ocurre algo parecido. La frase clave de la AEAT es «correlación con los ingresos y debidamente justificado». Cubre más cosas de las que mucha gente cree, pero «debidamente justificado» es donde tropieza la mayoría.
Este artículo recorre los gastos más habituales para autónomos en España en 2026, con apuntes para LatAm. Para cada categoría: qué entra, qué documentos conservar y qué errores acaban siendo problema en una inspección.
Antes de empezar: hacemos un escáner de tiques, no una gestoría. Esta es información general basada en la LIRPF, la Ley del IVA y publicaciones de la AEAT. No es asesoramiento fiscal. La normativa cambia, tu caso es único: un gestor o asesor fiscal cualificado te dirá lo correcto. Lo que sigue es referencia, no sustituto del consejo profesional.
1. Alquiler del local u oficina
El alquiler del local destinado a la actividad es deducible íntegramente para el autónomo en estimación directa. Es una de las categorías más valiosas y también de las más enredadas cuando se mezcla con la vivienda.
Qué entra: renta del local, oficina, almacén o taller afecto a la actividad. Si trabajas desde casa, no se deduce un «despacho» como tal, pero sí los suministros al 30 % de la parte proporcional de la vivienda afecta (ver punto 2).
Qué documentar: contrato de alquiler, recibos o facturas mensuales del arrendador, justificantes de pago. Si el arrendador es un particular, hay obligación de retención del 19 % (modelo 115) que el inquilino-autónomo debe ingresar trimestralmente.
Error típico: deducir el alquiler sin contrato registrado o sin retención al arrendador. La AEAT cruza esos datos y la regularización viene con recargo.
2. Suministros del despacho en casa
Para autónomos en estimación directa con la vivienda parcialmente afecta, los suministros (luz, agua, gas, internet, teléfono) se deducen al 30 % de la parte proporcional afecta a la actividad (LIRPF art. 30.2.5.ª, redacción Ley 6/2017). Si tu despacho ocupa el 20 % de los metros cuadrados de la vivienda, deduces 30 % × 20 % = 6 % del importe de los suministros.
Qué documentar: modelo 037 con la afectación parcial, plano con la superficie afecta, facturas a tu nombre y NIF de los suministros, justificantes de pago.
Error típico: deducir suministros sin haber afectado formalmente la vivienda mediante el modelo 037. La AEAT puede negar toda la deducción, aunque el uso real sea evidente.
3. Cuota a la Seguridad Social del autónomo
Las cuotas mensuales del autónomo al RETA son íntegramente deducibles como gasto del IRPF. En 2026, con el sistema de cotización por ingresos reales, la cuota varía según el rendimiento neto, pero siempre se deduce.
Qué documentar: recibos de cotización (descargables desde la sede de la TGSS) y justificantes de cargo en cuenta. La gestoría o el programa de declaración suele incorporarlos automáticamente desde el certificado de la TGSS.
Error típico: olvidar la cuota del autónomo. Es uno de los gastos más fáciles de justificar y, sin embargo, se queda fuera con frecuencia cuando la declaración se hace deprisa.
4. Vehículo y gastos de transporte
El vehículo es una de las categorías más conflictivas del autónomo. La AEAT exige afectación exclusiva a la actividad para deducir el coche en IRPF (con excepciones para taxistas, autoescuelas, transportistas, agentes comerciales y representantes). Si compartes el coche entre uso profesional y personal, la deducción del IRPF queda comprometida.
Para el IVA, hay una presunción legal de afectación al 50 % en vehículos turismo, salvo que pruebes mayor afectación o caigas en una de las excepciones citadas (Ley del IVA art. 95).
Qué entra cuando es deducible: compra (vía amortización), combustible, mantenimiento, ITV, seguro, impuesto de circulación, peajes y aparcamiento.
Qué documentar: factura completa de cada gasto con tu NIF, libro de bitácora con los kilómetros profesionales, contrato y ficha técnica.
Error típico: deducir el coche al 100 % en IRPF cuando es de uso mixto. Es una de las regularizaciones más típicas en una inspección.
5. Material y suministros de oficina
Material consumible (papel, tóner, sobres, sellos), pequeño material informático y suministros de oficina son íntegramente deducibles.
Qué documentar: facturas a tu nombre y NIF (no tiques: el tique no permite deducir IVA, solo gasto en IRPF). Las facturas escaneadas son plenamente válidas para Hacienda: escanear las facturas en cuanto llegan con ScanLens y etiquetarlas por categoría es la forma más fiable de conservarlas.
Error típico: intentar deducir IVA con tique. Pide siempre factura completa al proveedor.
6. Software, suscripciones y SaaS
El software y las suscripciones profesionales son gastos deducibles habituales: contabilidad (Holded, Quipu, Anfix), CRM, almacenamiento en la nube, software de diseño, hosting del sitio web, dominio, correo, cualquier suscripción SaaS para el negocio. Incluye Adobe Creative Cloud para diseñadores, herramientas de copywriting, plataformas de facturación, etc.
Qué documentar: factura mensual o anual con tu NIF, justificante de pago. Para el IVA, las suscripciones de proveedores extracomunitarios (EE. UU., Reino Unido) se gestionan por inversión del sujeto pasivo: declaras el IVA tú mismo en el modelo 303.
Error típico: olvidar pequeñas suscripciones mensuales que se acumulan en el año. Una herramienta de 20 €/mes son 240 €/año. Cuéntalas todas.
7. Servicios profesionales (gestoría, abogados, asesoramiento)
Los honorarios de gestoría, asesoría fiscal, auditoría, abogados y consultores para asuntos del negocio son íntegramente deducibles.
Qué documentar: contrato u hoja de encargo, factura del prestador con su NIF, justificante de pago. Si el prestador retiene IRPF (cuando son profesionales y se aplica retención), figurará en su factura.
Error típico: falta de factura formal. Algunos profesionales emiten solo recibo: insiste en factura completa.
8. Comidas con clientes y atenciones
Los gastos de atenciones a clientes y proveedores son deducibles para autónomos y empresas con un límite anual del 1 % del importe neto de la cifra de negocios (Ley del IS art. 15.e), aplicable también al autónomo en estimación directa por remisión de la LIRPF). Las comidas del propio autónomo en desplazamientos profesionales se rigen por reglas distintas (ver punto 12).
Qué documentar: factura del establecimiento con tu NIF (no basta el tique para deducir IVA), nombre del comensal y motivo profesional. Sin contexto, es muy difícil de defender en inspección. Una nota corta como «Comida con [cliente], hablamos del proyecto Q2» es lo que la AEAT quiere ver. El flujo de escaneo de tiques con notas en cada captura es la forma más práctica de fijarlo en tiempo real.
Error típico: deducir tiques de bar sin factura ni contexto. La AEAT regulariza con frecuencia esta categoría.
9. Formación profesional
Cursos, congresos, libros y formación vinculada a la actividad son deducibles. Para autónomos, la formación tiene que estar relacionada con la actividad ejercida.
Qué documentar: factura del centro o del organizador con tu NIF, programa o temario, justificante de pago. Para deducir como gasto, el centro no necesita ser oficial, pero la conexión con la actividad debe ser clara.
Error típico: deducir formación sin relación clara con la actividad. Un curso de cocina no es deducible para un programador, salvo que sea cocinero. La AEAT mira la coherencia con tu epígrafe IAE.
10. Seguros del negocio
Las primas de seguros del negocio son deducibles: responsabilidad civil profesional, seguro del local, seguro de vida del autónomo (con límites), seguro de salud privado del autónomo y de los miembros de su unidad familiar (hasta 500 €/año por persona; 1.500 € si tienen discapacidad), seguro del vehículo afecto.
Qué documentar: póliza y recibo o factura, justificante de pago.
Error típico: deducir el seguro del coche tanto en transporte como en seguros. Cada gasto va una sola vez.
11. Inmovilizado: amortizaciones
Bienes de inversión (equipos, mobiliario, software, vehículos afectos) no se deducen de golpe: se amortizan a lo largo de su vida útil según las tablas oficiales. En estimación directa simplificada, hay tablas simplificadas más sencillas. Bienes de menos de 300 € se pueden gastar de inmediato (con un máximo conjunto de 25.000 € al año).
Qué documentar: factura completa, ficha de inmovilizado con valor, fecha de alta y método de amortización.
Error típico: gastar al 100 % en el año un equipo que debería amortizarse en varios. Lleva ficha de inmovilizado siempre que la compra supere los umbrales.
12. Viajes y desplazamientos profesionales
Vuelos, trenes, hoteles, taxis, comidas y dietas en desplazamientos profesionales son deducibles cuando hay correlación con la actividad. Las dietas del propio autónomo por manutención fuera del municipio están limitadas (en 2026, 26,67 €/día en territorio nacional y 48,08 €/día en el extranjero, con justificantes de pago electrónico).
Qué documentar: facturas con tu NIF de cada gasto, finalidad del viaje (cliente, congreso, reunión), pago electrónico. Si el viaje mezcla días profesionales y personales, documenta cuáles fueron los profesionales.
Error típico: deducir un viaje entero como profesional cuando solo parte lo era. Si vas a un congreso de dos días y te quedas tres más por turismo, el vuelo se deduce (motivo principal profesional), pero alojamiento y comidas de los días personales, no.
13. Internet y telefonía (por porcentaje de uso)
La parte profesional de internet y telefonía es deducible. Si usas internet de casa y móvil personal para la actividad, deduces el porcentaje correspondiente al uso profesional. Si tienes línea profesional separada, se deduce íntegramente.
Qué documentar: factura mensual con tu NIF y justificación del porcentaje. No hace falta registrar cada llamada, pero sí poder explicar el método. Un porcentaje estable a lo largo del año es más defendible que uno que cambia mes a mes sin razón.
Error típico: deducir el 100 % de un móvil personal con uso evidente fuera de la actividad. La AEAT espera un porcentaje razonable; el 100 % es invitación a inspección.
El gasto en sí rara vez es problema en una inspección. El problema casi siempre está en la documentación: o faltan justificantes, o no contienen la información que la AEAT exige.
Reducción del 5 % por gastos de difícil justificación
En estimación directa simplificada, hay una reducción adicional del 5 % del rendimiento neto positivo por gastos de difícil justificación, con un máximo de 2.000 € anuales. Es una deducción casi automática que se aplica en la propia declaración: muchos autónomos no la aplican por desconocimiento.
Documentación que sobrevive a una inspección
El tema recurrente en cada deducción de arriba es la documentación. La AEAT espera que justifiques cada gasto con factura completa que muestre importe, fecha, proveedor, descripción y, para gastos profesionales, finalidad de la actividad. Para algunas categorías (atenciones, viajes, vehículo), las exigencias son más concretas.
El enfoque más práctico para el autónomo: escanear cada factura al recibirla, añadir nota con la finalidad y organizar por categoría. ScanLens está pensado para este flujo: OCR en el dispositivo, etiquetado por categoría, copia en la nube para que el archivo sobreviva incluso a la pérdida del móvil. Pero, sea cual sea la herramienta, lo importante es capturar las facturas en tiempo real. Una caja de tiques desvaídos a fin de año es como se pierden las deducciones.
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Este artículo es información general sobre las deducciones más típicas para autónomos en España, basada en la normativa pública y publicaciones de la AEAT. No es asesoramiento fiscal ni sustituye al consejo profesional. La normativa fiscal cambia. Los límites cambian. Tu situación es única. Trabaja con un gestor o asesor fiscal cualificado para determinar qué deducciones te aplican y cómo declararlas correctamente. En LatAm, los regímenes (monotributo, RESICO, simplificado) varían sustancialmente: consulta con un contador local.
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