Escanee el recibo mientras sea legible, revise todos los bordes e importes, añada la finalidad empresarial y vincule el archivo con la transacción. Concilie semanalmente, cierre cada mes con una lista de excepciones, exporte formatos comunes y pruebe la restauración. Este proceso se refiere a registros fiscales federales de EE. UU., no a las reglas españolas.
Nota editorial: Fuentes revisadas el 19 de agosto de 2026. Este artículo resume fuentes publicadas y no sustituye asesoramiento legal, fiscal ni de seguridad.
En el momento de compra
Capture comercio, fecha, líneas, impuesto, total, pago y reverso relevante. Compruebe el OCR y añada proyecto, cliente, asistentes o finalidad cuando proceda.
Cada semana y mes
Vincule cada imagen a una transacción y resuelva faltantes, duplicados, reembolsos y compras mixtas. Exporte mensualmente imágenes y listados y abra muestras fuera de las aplicaciones.
Copia y conservación
Revenue Procedure 97-22 exige registros completos, exactos, recuperables y reproducibles. La sincronización no es todo el plan de copia. El periodo federal suele ser tres años, pero muchas situaciones exigen más.
Por qué semanal y no en marzo
El sentido de la pasada semanal es que los huecos todavía se pueden tapar. Un movimiento sin recibo, el viernes, suele ser una tienda a la que puedes llamar, un correo de confirmación que puedes encontrar o una compra que aún recuerdas lo bastante bien como para anotarla. Ese mismo hueco en marzo, referido a un martes del mayo pasado, es una suposición. Diez minutos a la semana te compran exactamente esa diferencia.
Comprueba el archivo exportado de recibos
Al cerrar el mes, abre un PDF de muestra fuera de la app. Revisa página completa, fecha, comercio, total y reverso relevante. Usa la misma referencia del recibo en el nombre del archivo y la lista de transacciones para encontrarlo desde ambos sitios.
Anota los recibos ausentes o ilegibles en una lista de incidencias, sin dar la carpeta por completa. Prueba la restauración de los archivos exportados desde la copia de seguridad; subirlos no comprueba la recuperación.
Papel de ScanLens
ScanLens captura en iPhone, ejecuta OCR local y exporta PDF o imágenes. No determina la deducibilidad. Consulte recibos digitales e IRS y escanear recibos.
