Що сканер ділових документів робить такого, чого не робить камера
Зніміть усі потрібні сторінки договору чи рахунку, виправте межі та перевірте дрібний текст. Укажіть клієнта, замовлення чи номер рахунку в назві PDF, щоб команда могла визначити документ.
ScanLens виконує кожен із цих кроків на пристрої через Apple Vision і Core Image. Ні звернення до хмари, ні облікового запису, ні ліміту на кількість сканів — місткість сторінок підлаштовується під пристрій. У зняті PDF можна вбудувати текстовий шар із розпізнавання на пристрої — докладно про це на сторінці OCR-застосунку, — і тоді скан шукається всередині «Файлів», пошти й будь-якої хмари, що індексує PDF.
Для справи на одну людину чи невеликої команди таке поєднання — телефон у кишені, жодних зайвих облікових даних, результат, що має вигляд справжнього скана — зазвичай повністю заміняє офісний сканер. Для об’ємної архівної роботи iPhone лишається пристроєм знімання, а масову доводку розпізнавання бере на себе настільний інструмент.
Застосунок-сканер, знімок у медіатеці чи планшетний сканер — що під яку задачу
Три підходи звучать взаємозамінно. Це не так.
Звичайний знімок камерою годиться для себе: рецепт, нотатка на пам’ять, швидке нагадування про оголошення у вестибюлі. Він зберігає перспективні спотворення, прихоплює все, що було позаду аркуша, і осідає в медіатеці впереміш із усім, що ви зняли того дня. Надісланий клієнту, він читається як «справжнього сканера я не знайшов».
Застосунок-сканер на кшталт ScanLens знімає ті самі пікселі тим самим об’єктивом, але додає розпізнавання країв, виправлення перспективи, фільтр під папір, пакетне знімання кількох сторінок і вивантаження в PDF із текстовим шаром. На виході — чиста прямокутна сторінка на білому тлі, названа, датована й складена окремо від медіатеки. Для рахунків, договорів, підписаних бланків і всього, що йде з компанії назовні, одержувачі чекають саме такої версії.
Планшетний чи протяжний сканер зберігає перевагу у трьох випадках: зшиті книги та брошури, що не лягають рівно на стіл; цигарковий папір і дуже тонкі аркуші, де просвічує зворот; і великі обсяги, коли автоподавач проганяє сотні однакових сторінок на годину. Нижче цього обсягу iPhone швидший «від дверей до дверей» — він уже у вас у кишені, а знятий PDF уже на шляху туди, куди потрібен.
Знімок камерою — для швидкої особистої довідки, застосунок-сканер — для документів, що йдуть клієнтам і в бухгалтерію, окреме залізо — для зшитих книг і об’ємної архівної роботи.
Які бізнес-документи сканувати
Сканування договорів та угод
Договори з клієнтами, NDA, угоди з підрядниками, партнерські документи. Скануйте багатосторінкові договори в пакетному режимі — усі сторінки в одному акуратному PDF. Додавайте підписи і дати без друку. Відправляйте підписані документи миттєво поштою чи через хмару.
Сканування рахунків і замовлень постачальникам
Захоплюйте рахунки від постачальників і контрагентів. OCR витягує ключові дані — суми, дати, номери рахунків — і робить документ доступним для пошуку. Підключайте до облікових процесів, експортуючи в PDF чи інтегруючи з хмарними системами кредиторської заборгованості.
Сканування відрядних і витратних чеків
Відрядження породжують папір. Скануйте чеки за квитки, готелі, харчування, транспорт, представницькі. Автоматичне витягання даних захоплює суми і контрагентів. Експортуйте для авансових звітів чи інтегруйте з системами керування витратами.
Сканування візиток у Контакти
Нетворкінг породжує стопки візиток. Скануйте картки і витягуйте контактні дані — імена, e-mail, телефони, компанії. Зберігайте напряму в Контакти або експортуйте для CRM.
Сканування маркерних дощок і нотаток із зустрічей
Захопіть схеми з маркерних дощок, фліпчарти і рукописні нотатки до того, як їх зітруть. Висококонтрастна обробка робить почерк читабельним. Діліться підсумками зустрічі з учасниками одразу.
