Se hai una partita IVA in regime forfettario, non deduci analiticamente: paghi un'imposta sostitutiva del 15% (o 5% per i primi cinque anni se rispetti i requisiti per la nuova attività) sul reddito calcolato col coefficiente di redditività del tuo codice ATECO. Se sei in regime ordinario o semplificato, deduci i costi inerenti secondo il TUIR. Se sei un privato con IRPEF, hai detrazioni e oneri deducibili (sanitarie, istruzione, mutuo prima casa, ristrutturazioni). La frase chiave del Fisco è «inerenti, certi, determinabili e documentati». Copre più di quanto si pensi, ma è proprio «documentati» dove inciampa la maggior parte.
Questo post parla delle spese deducibili e delle detrazioni più frequenti per partite IVA, liberi professionisti e privati in Italia nel 2026. Per ogni categoria vediamo cosa entra, quale documentazione conservare e quali errori finiscono in problemi nei controlli.
Premessa: sviluppiamo uno scanner di scontrini, non uno studio di commercialista. È informazione generale basata su TUIR (DPR 917/86), Decreto IVA (DPR 633/72) e prassi dell'Agenzia delle Entrate. Non è consulenza fiscale. La normativa cambia, la tua situazione è unica — un commercialista o un consulente fiscale qualificato te lo dirà giusto. Quello che segue è un riferimento, non un sostituto della consulenza professionale.
1. Affitto dello studio o ufficio
Per le partite IVA in regime ordinario o semplificato, le spese di affitto dello studio professionale o dell'immobile aziendale sono deducibili al 100% se l'immobile è strumentale all'attività. Per gli immobili a uso promiscuo (es. abitazione che ospita anche l'attività), si applica la deduzione al 50% del canone, a condizione che il professionista non disponga nel comune di un altro immobile usato esclusivamente per la professione.
Cosa entra: canoni di locazione, spese condominiali contrattualmente a carico del conduttore, imposta di registro sul contratto. Per il regime forfettario non si deduce analiticamente: l'affitto è assorbito dal coefficiente di redditività.
Cosa documentare: contratto di locazione registrato presso l'Agenzia delle Entrate, ricevute o bonifici dei pagamenti, F24 dell'imposta di registro. Se il locatore è un privato senza partita IVA, attenzione alla cedolare secca.
Errore tipico: dedurre senza contratto registrato. Senza registrazione, il contratto non è opponibile al Fisco e la deduzione viene contestata.
2. Detrazione per spese sanitarie
Detrazione IRPEF del 19% (art. 15 TUIR) sulla parte eccedente la franchigia di 129,11 € — accessibile ai privati che pagano IRPEF. I forfettari pagano imposta sostitutiva e non IRPEF, quindi non possono usare questa detrazione a meno che non abbiano altri redditi soggetti a IRPEF (es. lavoro dipendente parallelo, locazioni a tassazione ordinaria).
Cosa entra: visite mediche specialistiche, esami diagnostici, ticket sanitari, farmaci con scontrino parlante (codice fiscale + AIC), dispositivi medici marcati CE, prestazioni odontoiatriche, occhiali da vista, fisioterapia con prescrizione, ricoveri. Per le spese di familiari fiscalmente a carico, valgono le stesse regole. Senza tetto generale (ma con tetto di 15.493,71 € per spese veterinarie).
Cosa documentare: scontrini parlanti per i farmaci (con codice fiscale e codice AIC), fatture e ricevute fiscali per prestazioni e dispositivi, ricetta del medico per i dispositivi e per fisioterapia. Le spese tracciate (carta, bonifico) sono obbligatorie per la detrazione, salvo farmaci, dispositivi medici e prestazioni nel SSN.
Errore tipico: pagare in contanti spese sanitarie diverse dai farmaci o dal SSN — la detrazione si perde. La tracciabilità è obbligatoria dal 2020.
3. Contributi previdenziali obbligatori
I contributi previdenziali obbligatori (INPS Gestione Separata, Cassa Professionale di categoria, contributi artigiani/commercianti) sono integralmente deducibili dal reddito IRPEF — anche nel regime forfettario, dove rappresentano l'unica deduzione analitica permessa.
Cosa entra: contributi versati nell'anno solare, anche se relativi ad anni precedenti. Comprende i contributi minimi e quelli sul reddito eccedente. Per i forfettari iscritti alla Gestione Artigiani/Commercianti, può essere applicata la riduzione del 35%.
Cosa documentare: F24 dei versamenti, estratto contributivo INPS o della Cassa.
Errore tipico: dimenticare di sottrarre i contributi nel calcolo del reddito imponibile per i forfettari. È l'unica deduzione permessa: ignorarla significa pagare imposta sostitutiva su un reddito gonfiato.
4. Detrazioni per la casa: mutuo prima casa, ristrutturazioni, ecobonus
Le detrazioni edilizie sono tra le più rilevanti per i privati. Detrazione al 19% degli interessi passivi sul mutuo prima casa (entro 4.000 € di interessi), detrazione del 50% per ristrutturazioni (su un tetto di 96.000 € per unità immobiliare, in 10 quote annuali), Superbonus residuale per interventi rientranti nei requisiti, Ecobonus 65% per riqualificazione energetica, Bonus mobili 50% per arredi delle ristrutturazioni.
Cosa entra: dipende dal bonus. Per le ristrutturazioni: opere di manutenzione straordinaria, restauro, risanamento conservativo, ristrutturazione edilizia. Per l'Ecobonus: cappotto termico, infissi, caldaie, fotovoltaico (con cessione a GSE). Per il bonus mobili: arredi e grandi elettrodomestici legati alla ristrutturazione.
Cosa documentare: bonifico parlante (con causale specifica del bonus), fatture, comunicazione ENEA per Ecobonus, asseverazioni per il Superbonus, certificazione APE, tabelle millesimali per condominio, rogito notarile e contratto di mutuo per gli interessi prima casa.
Errore tipico: pagare con bonifico ordinario invece che con bonifico parlante per le ristrutturazioni — la detrazione viene contestata. La causale deve riportare l'articolo di legge specifico.
5. Spese di trasporto e auto
Per professionisti in regime ordinario/semplificato, le spese auto seguono regole rigide: deduzione al 20% per i veicoli a uso promiscuo dell'agente o del professionista (con tetto di costo fiscale di 18.075,99 € per le auto). Spese di carburante, manutenzione, assicurazione, bollo, ammortamento — tutte al 20% per la quota deducibile, su massimali specifici.
Cosa entra: carburante (con tracciabilità dal 2019: solo carta o app), manutenzione, ammortamento o leasing, RC auto, bollo, parcheggi e pedaggi se inerenti, lavaggio. Per agenti di commercio la deducibilità è dell'80%. Per veicoli aziendali concessi in uso promiscuo ai dipendenti la regola è diversa.
Cosa documentare: fatture elettroniche per il carburante (la card carburante o app è obbligatoria dal 2019), libretto di circolazione, contratto di leasing/finanziamento, polizza assicurativa, scontrini di parcheggio e pedaggi. Per le spese di trasferta (biglietti treno, taxi, hotel) la tracciabilità tramite mezzi tracciabili è obbligatoria.
Errore tipico: dedurre il 100% del costo auto senza essere agente di commercio o avere uso esclusivo strumentale documentato. La regola del 20% è la norma.
6. Formazione professionale
Per professionisti in regime ordinario/semplificato: spese di formazione, corsi di aggiornamento, master, congressi e convegni sono deducibili al 100% fino a 10.000 € annui (Legge Bilancio 2017, art. 1 comma 8). Comprende anche viaggi e soggiorni connessi alla formazione, fino a 5.000 €/anno per servizi di certificazione delle competenze e ricerca lavoro.
Per i forfettari la formazione non si deduce analiticamente (assorbita dal coefficiente). Per i privati senza partita IVA c'è la detrazione 19% per spese di istruzione universitaria con tetti annuali specifici.
Cosa documentare: fattura elettronica dell'ente formatore, programma del corso, attestato di partecipazione, ricevute di viaggio e alloggio se connessi.
Errore tipico: superare il tetto dei 10.000 € senza accorgersene, o dedurre formazione palesemente non inerente alla professione.
7. Assicurazioni professionali e RC
I premi delle polizze di Responsabilità Civile Professionale e delle polizze contro infortuni e malattie connesse all'attività sono interamente deducibili per i professionisti in regime ordinario/semplificato. Le polizze obbligatorie per legge (es. RC notai, avvocati, medici, commercialisti) sono sempre deducibili.
Cosa entra: RC professionale, polizza tutela legale, polizza infortuni del titolare, assicurazione studio (immobile, attrezzature, contenuto). Le polizze vita e infortuni personali del titolare hanno detrazione separata al 19% per i privati, entro 530 €.
Cosa documentare: polizza, ricevuta di pagamento del premio, dichiarazione della compagnia assicurativa.
Errore tipico: dedurre due volte la stessa polizza (es. RC auto sia in spese auto sia in assicurazioni). Una sola voce.
8. Cancelleria, attrezzature e ammortamenti
Cancelleria e materiali di consumo sono deducibili al 100% per il regime ordinario/semplificato. Per beni strumentali di costo unitario superiore a 516,46 € si procede ad ammortamento secondo i coefficienti del DM 31/12/1988 (es. 20% per macchinari elettronici, 12% per mobili e arredi). I beni sotto questa soglia possono essere dedotti integralmente nell'esercizio di acquisto.
Cosa entra: carta, toner, cancelleria, spese postali, attrezzature: computer, stampanti, scrivanie, sedie, monitor. Per macchinari e attrezzature sopra soglia si applica l'ammortamento ordinario.
Cosa documentare: fattura elettronica via SDI o scontrino telematico per gli acquisti minori. Per i beni ammortizzabili: registro dei beni ammortizzabili. Gli scontrini digitali e le scansioni sono pienamente accettati dal Fisco — scansionare gli scontrini cartacei con ScanLens e taggarli per categoria è il modo più affidabile di conservare queste registrazioni.
Errore tipico: dedurre il 100% di un laptop o telefono usato anche personalmente. Se l'uso professionale è del 70%, deduci il 70%. Il Fisco chiede una ripartizione onesta.
9. Software e abbonamenti
Le spese per software gestionale, applicazioni SaaS e abbonamenti professionali sono deducibili al 100% per il regime ordinario/semplificato in quanto inerenti all'attività. Per software complessi con licenza pluriennale capitalizzabile si procede ad ammortamento.
Cosa entra: software di contabilità (Aruba Fatturazione, FattureInCloud, Fatture in Cloud), CRM, archiviazione cloud, software di design, hosting del sito, dominio, email aziendale, qualsiasi abbonamento SaaS per il lavoro. Inclusi gli abbonamenti professionali — Lightroom per il fotografo, Grammarly per il copywriter, software di billing per il libero professionista.
Cosa documentare: fattura elettronica del fornitore, contratto di licenza. Se l'abbonamento è suddiviso tra uso personale e professionale, documenta la percentuale di utilizzo.
Errore tipico: dimenticare di dedurre i piccoli abbonamenti mensili che si accumulano nell'anno. Uno strumento da 30 €/mese sono 360 €/anno. Inseriscili tutti.
10. Servizi (commercialista, avvocato, consulenze)
Le spese per consulenza commerciale, fiscale, legale e di gestione sono interamente deducibili in regime ordinario/semplificato in quanto inerenti all'attività professionale o d'impresa.
Cosa entra: parcella del commercialista, revisore, consulente del lavoro, avvocato per questioni aziendali, traduttore per documenti, consulenze marketing, parcella per la preparazione del Modello Redditi PF se relativa all'attività. Se assumi un commercialista per la dichiarazione dei redditi della partita IVA — è deducibile. Se un legale per controllare un contratto cliente — anche.
Cosa documentare: contratto o lettera d'incarico, fattura elettronica via SDI, prova del pagamento tracciato.
Errore tipico: assenza della fattura elettronica via SDI quando il fornitore è obbligato — la deduzione viene contestata.
11. Spese di rappresentanza
Le spese di rappresentanza (omaggi, eventi, intrattenimento di clienti) sono deducibili in misura limitata per i professionisti in regime ordinario/semplificato: 1% dei compensi dell'esercizio per i professionisti, e percentuali decrescenti sui ricavi per le imprese. I pranzi e cene di lavoro sono deducibili al 75% dell'importo, nei limiti del 2% dei compensi.
Cosa entra: pranzi/cene con clienti, omaggi a clienti (con tetto unitario di 50 €), eventi promozionali, spese per ospitare clienti durante un evento. Per i forfettari le spese di rappresentanza non si deducono.
Cosa documentare: fattura elettronica del ristorante, scontrino se possibile parlante, e — fondamentale — una nota su chi era presente e cosa si è discusso. Lo scontrino da solo non basta. Il workflow di scansione scontrini con possibilità di aggiungere note a ogni scansione è il modo più pratico di fissarlo in tempo reale.
Errore tipico: mancanza di documentazione su chi era al pranzo e cosa si è discusso. Il Fisco non chiede una trascrizione, ma una breve nota tipo «pranzo con [nome cliente], discusso progetto Q2» è quello che vuole vedere in caso di controllo.
12. Trasferte aziendali
Le spese di trasferta del professionista in regime ordinario/semplificato sono interamente deducibili per la parte inerente, con regole specifiche su vitto e alloggio. Per i pasti durante trasferta fuori dal comune della sede di lavoro la deduzione è del 75%.
Cosa entra: biglietti treno/aereo, pernottamenti in hotel, pasti (al 75%), trasporto locale (taxi, mezzi pubblici), parcheggi all'aeroporto, eventuali costi di visto e formalità per trasferte estere. Per trasferte miste lavoro-personali, deduci solo la parte inerente all'attività.
Cosa documentare: fattura elettronica o ricevuta dell'albergo, biglietto/carta d'imbarco, scontrini ristorazione, eventuale calendario o agenda del viaggio per provare la finalità professionale. Per trasferte miste, indica chiaramente quali giorni erano professionali.
Errore tipico: dedurre tutta la trasferta come professionale quando solo una parte lo era. Se voli per una conferenza di due giorni e ti fermi altri tre per relax, il volo si deduce (finalità principale: lavoro), ma alloggio e pasti dei giorni personali no.
13. Telefonia e internet (pro-quota uso professionale)
Le spese di telefonia mobile e fissa, e di connessione internet, sono deducibili all'80% per i professionisti e le imprese (art. 102 TUIR), come riconoscimento implicito di una quota di uso promiscuo. Per linee dedicate esclusivamente all'attività professionale documentata, si può dedurre al 100%.
Cosa entra: abbonamento telefonico fisso e mobile, traffico, connessione internet di studio o casa (pro-quota di uso professionale), eventuali servizi VoIP, hosting di centralino. Lo stesso criterio dell'80% vale per le spese accessorie (manutenzione apparecchi, app per gestire la linea).
Cosa documentare: fattura elettronica del gestore, contratto. Se la linea è promiscua, l'80% di legge si applica automaticamente; per dedurre al 100% serve dimostrare l'uso esclusivamente professionale.
Errore tipico: dedurre il 100% di un cellulare personale palesemente usato anche per lavoro. La norma fissa l'80% per la generalità dei casi.
La singola spesa raramente è il problema in un controllo. Il problema è quasi sempre la documentazione — o mancano le registrazioni, o non contengono le informazioni che il Fisco richiede.
Le registrazioni che reggono a un controllo
Il filo conduttore di ogni voce qui sopra è la documentazione. Il Fisco si aspetta che tu giustifichi ogni spesa con registrazioni che mostrino importo, data e inerenza all'attività. Per alcune categorie (rappresentanza, trasferte, auto) i requisiti documentali sono più precisi.
L'approccio più pratico per partite IVA e liberi professionisti: scansionare ogni scontrino o ricevuta non in fattura elettronica al momento, aggiungere una nota con la causale e organizzare per categoria. ScanLens è pensato per questo workflow — OCR sul dispositivo, tag per categoria di spesa, backup cloud così le registrazioni sopravvivono anche alla perdita del telefono. Ma qualunque strumento usi, l'importante è catturare in tempo reale. Una scatola di scontrini su carta termica scoloriti a fine anno è il modo in cui si perdono le deduzioni.
Conserva le registrazioni minimo 5 anni dai termini di accertamento (7 in caso di omessa dichiarazione) — meglio 10 per coprire l'obbligo civilistico dell'art. 2220 c.c. La nostra guida sull'Agenzia delle Entrate e gli scontrini digitali approfondisce le regole di conservazione.
Questo post è informazione generale sulle spese deducibili e detraibili più comuni per partite IVA, liberi professionisti e privati in Italia, basata su norme TUIR (DPR 917/86), Decreto IVA (DPR 633/72) e prassi pubblica dell'Agenzia delle Entrate. Non è consulenza fiscale né sostituisce una guida professionale. La normativa cambia. I limiti di deduzione cambiano. La tua situazione è unica. Lavora con un commercialista o un consulente fiscale qualificato per stabilire quali deduzioni si applicano a te e come dichiararle correttamente.
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