Scansiona la ricevuta quando è ancora leggibile, controlla bordi e importi, aggiungi lo scopo aziendale e collega il file alla transazione. Riconcilia ogni settimana, chiudi il mese con le eccezioni, esporta formati comuni e prova il ripristino. Il flusso riguarda registri fiscali federali USA, non norme italiane.
Nota editoriale: Fonti verificate il 19 agosto 2026. L’articolo riassume fonti pubblicate e non sostituisce consulenza legale, fiscale o di sicurezza.
Al momento dell’acquisto
Acquisisci esercente, data, voci, imposta, totale, pagamento e retro utile. Verifica OCR e aggiungi progetto, cliente, partecipanti o scopo quando necessario.
Ogni settimana e mese
Collega ogni immagine alla transazione e risolvi mancanti, duplicati, rimborsi e acquisti misti. Esporta ogni mese immagini e registri e apri campioni fuori dalle app.
Backup e conservazione
Revenue Procedure 97-22 richiede registri completi, accurati, recuperabili e riproducibili. La sincronizzazione non è l’intero backup. Il periodo federale è spesso tre anni, con eccezioni più lunghe.
Perché settimanale e non a marzo
Il senso del giro settimanale è che i buchi si possono ancora chiudere. Un movimento senza ricevuta, il venerdì, di solito è un negozio a cui puoi telefonare, una mail di conferma che puoi ritrovare o un acquisto che ricordi abbastanza da annotarlo. Lo stesso buco a marzo, riferito a un martedì dello scorso maggio, è un’ipotesi. Dieci minuti a settimana ti comprano esattamente questa differenza.
Controllare l’archivio esportato delle ricevute
A fine mese, apri una ricevuta PDF fuori dall’app. Controlla pagina completa, data, venditore, totale ed eventuale retro. Usa lo stesso riferimento nel nome del file e nell’elenco delle transazioni per trovare il documento da entrambi.
Elenca le ricevute mancanti o illeggibili invece di considerare completa la cartella. Prova il ripristino dei file esportati dal backup: il solo caricamento non verifica il recupero.
Ruolo di ScanLens
ScanLens acquisisce su iPhone, esegue OCR locale ed esporta PDF o immagini. Non decide la deducibilità. Vedi ricevute digitali e IRS e scansionare ricevute.
