Wer Selbstständig, Freiberufler oder Einzelunternehmer in Deutschland ist, mindert die Einkommensteuerlast über Betriebsausgaben nach §4 EStG: alles, was betrieblich veranlasst ist und mit prüffähigen Belegen nachgewiesen wird. Die Schlüsselformel im EStG lautet «durch den Betrieb veranlasst» — sie ist breiter, als viele denken, scheitert aber an der Belegführung. Hinzu kommen Sonderausgaben (§10 EStG) und außergewöhnliche Belastungen (§33 EStG) auf der privaten Seite sowie spezielle Pauschalen wie die Homeoffice-Pauschale.
Dieser Beitrag behandelt die häufigsten Aufwandskategorien, die Selbstständigen, Freiberuflern und Kleinunternehmern 2026 zur Verfügung stehen. Zu jeder Kategorie steht, was abziehbar ist, welche Belege aufzubewahren sind und welche Fehler in Betriebsprüfungen Probleme machen.
Vorab: Wir entwickeln einen Beleg-Scanner, keine Steuerkanzlei. Das ist allgemeine Information auf Basis von EStG, AO, HGB und der GoBD. Es ist keine Steuerberatung. Steuerrecht ändert sich, Ihre Lage ist individuell — ein qualifizierter Steuerberater sagt das Richtige. Was unten steht, ist eine Übersicht — kein Ersatz für professionelle Beratung.
1. Büromiete und gewerbliche Räume
Mietaufwendungen für Büro, Werkstatt oder Lager sind nach §4 Abs. 4 EStG voll als Betriebsausgabe abziehbar. Wer aus der eigenen Wohnung arbeitet, hat zwei Wege: das häusliche Arbeitszimmer oder die Homeoffice-Pauschale.
Häusliches Arbeitszimmer (§4 Abs. 5 Nr. 6b EStG): Wenn das Arbeitszimmer Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit ist, sind die anteiligen Kosten (Miete, Nebenkosten, Strom, Reinigung, anteilige AfA) unbegrenzt abziehbar. Das Zimmer muss räumlich getrennt und nahezu ausschließlich beruflich genutzt sein.
Homeoffice-Pauschale (§4 Abs. 5 Nr. 6c EStG): Seit 2023 dauerhaft im Gesetz. 6 € pro Tag, an dem überwiegend zu Hause gearbeitet wird, höchstens 1.260 € im Jahr (210 Tage). Kein dediziertes Arbeitszimmer nötig. Lässt sich auch von Beschäftigten als Werbungskosten geltend machen.
Was zu dokumentieren ist: Mietvertrag, Nebenkostenabrechnungen, Zahlungsnachweise. Beim Arbeitszimmer Grundriss oder Quadratmeter-Berechnung. Bei der Homeoffice-Pauschale ein Tagebuch oder Kalendervermerk der Heimarbeitstage.
Typischer Fehler: Häusliches Arbeitszimmer ansetzen, ohne die strengen Voraussetzungen (Mittelpunkt, räumliche Trennung) zu erfüllen. Im Zweifel die Homeoffice-Pauschale nutzen — sie ist robuster.
2. Krankheitskosten und Vorsorgeaufwendungen
Auf der privaten Seite kennt das EStG zwei Mechanismen: Sonderausgaben (§10 EStG) für Vorsorgeaufwendungen und außergewöhnliche Belastungen (§33 EStG) für besondere Krankheitskosten.
Sonderausgaben: Beiträge zur gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung sind im Rahmen der Höchstbeträge abziehbar. Auch Beiträge zu Pflege-, Renten-, Unfall- und Haftpflichtversicherungen — innerhalb gesetzlicher Höchstgrenzen.
Außergewöhnliche Belastungen: Krankheitskosten, die Sie selbst tragen (Zuzahlungen, Brille, Zahnersatz, alternative Heilmethoden mit ärztlicher Verordnung), zählen nach §33 EStG, sind aber nur über die zumutbare Belastung hinaus abziehbar. Diese hängt vom Einkommen ab (1–7 % des Gesamtbetrags der Einkünfte).
Was zu dokumentieren ist: Rechnungen mit Behandlungsdatum, Quittungen, ärztliche Verordnungen, Atteste, Zahlungsnachweise.
Typischer Fehler: Bagatellbeträge separat angeben, die unterhalb der zumutbaren Belastung bleiben. Sammeln Sie Krankheitskosten ein Jahr lang und prüfen Sie am Ende, ob die Schwelle überschritten wird.
3. Sozialversicherungs- und Vorsorgebeiträge
Selbstständige sind in der Regel nicht pflichtversichert in der gesetzlichen Rentenversicherung (Ausnahmen: Lehrer, Hebammen, Künstlersozialkasse für Künstler/Publizisten). Beiträge zur freiwilligen Altersvorsorge sind als Sonderausgaben innerhalb der Höchstbeträge abziehbar — ab 2023 in voller Höhe für Beiträge nach §10 EStG zur Basisversorgung.
Was abziehbar ist: Beiträge zu berufsständischen Versorgungswerken (Ärzte, Anwälte, Architekten), Rürup-Renten, freiwillige Beiträge zur gesetzlichen Rente, Beiträge zur Krankenversicherung (Basisabsicherung in voller Höhe als Sonderausgabe).
Was zu dokumentieren ist: Beitragsbescheinigungen, Zahlungsnachweise.
Typischer Fehler: Riester-Rente und Rürup-Rente verwechseln — Riester gilt nur für gesetzlich Rentenversicherte und mittelbar Begünstigte; Rürup ist für Selbstständige der einschlägige Weg.
4. Eigenheim und Immobilien
Beim selbst genutzten Eigenheim gibt es in Deutschland keinen direkten Steuervorteil mehr (die Eigenheimzulage wurde 2005 abgeschafft). Was bleibt:
Handwerkerleistungen (§35a EStG): 20 % der Arbeitskosten für haushaltsnahe Handwerkerleistungen, höchstens 1.200 € im Jahr (von 6.000 € Arbeitskosten). Ein Klassiker der Steuerersparnis. Wichtig: nur Arbeitslohn und Anfahrt, kein Material; Rechnung muss vorliegen, Zahlung per Überweisung — Barzahlung wird nicht anerkannt.
Haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a EStG): 20 % der Aufwendungen, höchstens 4.000 € im Jahr (von 20.000 € Aufwand). Reinigungskräfte, Gartenpflege, Pflegedienste.
Vermietete Immobilie: Hier gelten die Werbungskosten bei Vermietung und Verpachtung — Schuldzinsen, AfA (2 % oder 3 % p. a.), Reparaturen, Verwaltung, Versicherung. Für Anlageimmobilien ein eigenes Themenfeld.
Was zu dokumentieren ist: Handwerkerrechnung mit getrennt ausgewiesenen Lohn- und Materialkosten, Banküberweisungsbeleg. Bei vermieteten Objekten der vollständige Schriftverkehr und alle Belege.
Typischer Fehler: Handwerker bar bezahlen — der §35a-Abzug entfällt komplett. Immer überweisen.
5. Kfz-Kosten
Selbstständige haben zwei Methoden für betrieblich genutzte Fahrzeuge: die 1-%-Regelung (Pauschalbesteuerung der privaten Nutzung) oder das Fahrtenbuch (tatsächliche Kosten anteilig nach betrieblicher Nutzung). Liegt die betriebliche Nutzung über 50 %, ist das Fahrzeug Betriebsvermögen — sonst Privatvermögen mit Kilometerpauschale für betriebliche Fahrten.
Kilometerpauschale: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (Pkw) bei einzelnen Dienstreisen aus dem Privatvermögen. Bei der Pendlerpauschale 0,30 € pro Entfernungskilometer für die ersten 20 km, 0,38 € ab dem 21. Entfernungskilometer.
Was zu dokumentieren ist: Bei der 1-%-Regelung der Bruttolistenpreis und die Kosten. Beim Fahrtenbuch ein lückenloses, zeitnah geführtes Fahrtenbuch (Datum, Start/Ziel, Anlass, Geschäftspartner) sowie alle Belege (Tank, Wartung, Versicherung, Reparatur). Elektronische Fahrtenbücher müssen GoBD-konform sein.
Typischer Fehler: Lücken im Fahrtenbuch oder nachträglich erstellte Einträge — das Finanzamt verwirft das Fahrtenbuch dann komplett und wendet die 1-%-Regelung an, was meist teurer ist.
6. Fortbildung und Weiterbildung
Aufwendungen für berufliche Fortbildung sind als Betriebsausgaben (Selbstständige) oder Werbungskosten (Beschäftigte) unbegrenzt abziehbar, sofern beruflich veranlasst. Voraussetzung: Bezug zum aktuellen Beruf oder zur ausgeübten Tätigkeit.
Was abziehbar ist: Kurs- und Seminarkosten, Fachliteratur, Fachzeitschriften, Konferenzteilnahme, Prüfungs- und Zertifizierungsgebühren, Reisekosten zur Fortbildung. Auch Online-Kurse, sofern beruflich veranlasst.
Erstausbildung: Eine berufliche Erstausbildung oder Erststudium ist nur als Sonderausgabe bis 6.000 €/Jahr abziehbar (§10 Abs. 1 Nr. 7 EStG). Zweitausbildung und Master nach abgeschlossenem Bachelor sind dagegen voll als Werbungskosten/Betriebsausgaben abziehbar.
Was zu dokumentieren ist: Rechnung mit Pflichtangaben nach §14 UStG, Zahlungsnachweis, Programm/Lehrplan zur Bestätigung des beruflichen Bezugs.
Typischer Fehler: Allgemeinbildende Kurse ohne klaren Berufsbezug ansetzen (Sprachkurs «für die Reise», Fitnessstudio) — das Finanzamt verlangt einen konkreten beruflichen Anlass.
7. Versicherungen mit betrieblichem Bezug
Versicherungen, die das Berufs- oder Betriebsrisiko abdecken, sind in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehbar.
Was abziehbar ist: Berufshaftpflicht, Vermögensschadenhaftpflicht (E&O), Betriebshaftpflicht, Inhaltsversicherung der Geschäftsräume, Cyber-Versicherung, Rechtsschutzversicherung mit beruflichem Anteil. Nicht abziehbar als Betriebsausgabe: private Lebens- und Unfallversicherungen (allenfalls als Sonderausgabe).
Was zu dokumentieren ist: Versicherungsschein und Zahlungsbelege.
Typischer Fehler: Doppelte Erfassung der Kfz-Versicherung in den Kfz-Kosten und in den Versicherungen. Sie gehört in die Kfz-Kostenposition.
8. Bürobedarf und geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Bürobedarf und Verbrauchsmaterial sind sofort als Betriebsausgabe abziehbar. Anlagegüter werden nach ihrer Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA).
GWG-Regel: Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 800 € netto (952 € brutto bei 19 % USt) lassen sich im Anschaffungsjahr voll abschreiben (§6 Abs. 2 EStG). Alternativ Sammelposten (250–1.000 € netto) mit Auflösung über 5 Jahre.
Was abziehbar ist: Druckerpapier, Tinte, Kugelschreiber, Ordner, Briefmarken, Visitenkarten. Geräte: Laptop, Drucker, Schreibtisch, Bürostuhl, Monitor. Bei Anschaffungskosten über 800 € netto AfA über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (z. B. PC drei Jahre).
Was zu dokumentieren ist: Kassenbons und Rechnungen mit den Pflichtangaben nach §14 UStG. Elektronische Belege und Scans erkennt das Finanzamt nach GoBD an — Belege direkt mit ScanLens scannen und nach Kategorie taggen ist die zuverlässigste Methode der Aufbewahrung.
Typischer Fehler: 100 % betriebliche Nutzung eines Laptops oder Telefons ansetzen, das auch privat genutzt wird. Bei 70 % betrieblicher Nutzung 70 % anteilig abziehen. Das Finanzamt erwartet eine ehrliche Aufteilung.
9. Software und Abos
Aufwendungen für Software und Abos sind als Betriebsausgaben abziehbar, sofern beruflich veranlasst.
Was abziehbar ist: Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexware, sevDesk, Lexoffice), CRM, Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox, OneDrive, HiDrive), Designsoftware, Webhosting, Domain, E-Mail, jedes SaaS-Abo für die Arbeit. Auch Abos auf Fachapplikationen — Lightroom für Fotografen, Grammarly für Textende, Buchhaltungs-Tools für Freelancer.
Was zu dokumentieren ist: Lizenzvertrag oder Anbieterrechnung mit den Pflichtangaben nach §14 UStG, Zahlungsbelege. Wird ein Abo zwischen privater und betrieblicher Nutzung geteilt, den Anteil dokumentieren.
Typischer Fehler: Kleine monatliche Abos vergessen, die sich übers Jahr summieren. Ein Tool für 15 €/Monat sind 180 €/Jahr. Alle erfassen.
10. Steuer-, Rechts- und Fachberatung
Aufwendungen für Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung und Fachberatung sind als Betriebsausgaben abziehbar — soweit sie betrieblich veranlasst sind.
Was abziehbar ist: Steuerberater (für Buchhaltung und Steuererklärung), Wirtschaftsprüfer, Rechtsberatung in geschäftlichen Fragen, Honorare für die Erstellung der Anlage EÜR/G/S, Beratungshonorare für betriebliche Fragestellungen. Steuerberatung für die rein private Steuererklärung ist seit 2006 nicht mehr abziehbar.
Was zu dokumentieren ist: Auftragsbestätigung oder Beratungsvertrag, Rechnung mit den Pflichtangaben nach §14 UStG, Zahlungsbeleg.
Typischer Fehler: Eine einheitliche Steuerberater-Rechnung mit privatem und betrieblichem Anteil — verlangen Sie eine Aufteilung. Nur der betriebliche Anteil ist abziehbar.
11. Bewirtung mit betrieblichem Anlass
Bewirtungsaufwendungen mit betrieblichem Anlass sind nach §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG zu 70 % abziehbar; 30 % gelten als nicht abziehbar.
Was abziehbar ist: Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern oder Kollegen mit betrieblichem Bezug. Nicht: rein private Treffen oder Bewirtung von Mitarbeitern bei rein internem Anlass (das fällt unter Aufmerksamkeiten oder Lohnzuwendungen).
Was zu dokumentieren ist: Der Bewirtungsbeleg ist Pflicht. Er enthält neben dem Restaurantbeleg: Anlass der Bewirtung, Teilnehmer (Name und Funktion), Ort und Tag, Höhe der Bewirtungskosten. Ohne diesen Beleg verwehrt das Finanzamt den Abzug. Die meisten Restaurants drucken einen Bewirtungsbeleg auf Wunsch — sonst eigenhändig auf der Rückseite ergänzen. Der Belegscan-Workflow mit der Möglichkeit, eine Notiz pro Scan hinzuzufügen, ist die praktischste Methode, das in Echtzeit festzuhalten.
Typischer Fehler: Fehlende Angaben zu Anlass und Teilnehmern auf dem Bewirtungsbeleg. Das Finanzamt verlangt kein Wortprotokoll, aber ein klarer Vermerk wie «Mittagessen mit [Kundenname], Q2-Projekt besprochen» — genau das, was sehen will.
12. Reisekosten
Reisekosten mit betrieblichem Anlass sind als Betriebsausgaben abziehbar (§4 Abs. 4 EStG i. V. m. den Reisekostengrundsätzen).
Was abziehbar ist: Bahn-/Flugtickets, Hotel, Taxi, Mietwagen, Visumgebühren (für Auslandsreisen), Verpflegungspauschale (28 € pro vollem Reisetag, 14 € für An-/Abreisetag bei Inlandsreisen seit 2024), betriebliche Aufwendungen vor Ort. Bei Reisen mit gemischten betrieblichen/privaten Anteilen entsprechend nur den betrieblichen Anteil.
Was zu dokumentieren ist: Anlass und Zweck der Reise, Tickets, Hotelrechnung, Quittungen für jeden Aufwand. Bei gemischten Reisen die betrieblich genutzten Tage dokumentieren. Boardingpässe oder elektronische Tickets aufbewahren.
Typischer Fehler: Eine ganze Reise als betrieblich abrechnen, obwohl nur ein Teil betrieblich war. Wenn Sie zwei Tage zur Konferenz fliegen und drei Tage zur Erholung bleiben, ist der Flug abziehbar (Hauptzweck betrieblich), Hotel und Verpflegung der privaten Tage aber nicht.
13. Telefon, Internet und Kommunikation (anteilig nach betrieblicher Nutzung)
Der betriebliche Anteil der Aufwendungen für Telefon und Internet ist als Betriebsausgabe abziehbar.
Was abziehbar ist: Wer privates Internet und Mobilfunk auch betrieblich nutzt, kann den betrieblichen Anteil ansetzen. Bei einer separaten Geschäfts-SIM ist sie zu 100 % abziehbar. Entscheidend ist eine vernünftige Aufteilung: Wenn etwa 60 % des Telefoneinsatzes betrieblich sind, 60 % der Rechnung absetzen. Alternativ greift bei Beschäftigten ohne Einzelnachweis eine pauschale Schätzung von 20 % bis maximal 20 €/Monat.
Was zu dokumentieren ist: Monatsrechnungen und Begründung des Prozentsatzes. Es ist nicht nötig, jeden Anruf zu protokollieren, aber Sie müssen die Methode der Aufteilung erklären können. Ein konstanter Prozentsatz übers Jahr ist verteidigbarer als monatlich wechselnde Werte ohne Anlass.
Typischer Fehler: 100 % betrieblicher Anteil des privaten Telefons oder Internets ansetzen, das offensichtlich auch privat genutzt wird. Das Finanzamt erwartet einen plausiblen Prozentsatz — 100 % ist eine Einladung zur Prüfung.
Der Abzug selbst ist selten das Problem in einer Prüfung. Das Problem liegt fast immer in der Belegführung — entweder fehlen Aufzeichnungen, oder sie enthalten nicht die Angaben, die das Finanzamt verlangt.
Aufzeichnungen, die einer Prüfung standhalten
Wiederkehrendes Thema bei jedem Posten oben: die Belegführung. Das Finanzamt erwartet, dass Sie jeden Aufwand mit Belegen nachweisen, die Betrag, Datum und betrieblichen Anlass zeigen. Bei einigen Kategorien (Bewirtung, Reisekosten, Kfz, häusliches Arbeitszimmer) gibt es konkretere Anforderungen.
Praktischster Ansatz für Selbstständige und Freiberufler: jeden Beleg im Moment des Erhalts scannen, eine Notiz mit dem betrieblichen Anlass ergänzen und nach Kategorie ordnen. ScanLens ist für diesen Workflow gemacht — On-Device-OCR, Tagging nach Aufwandskategorie, Cloud-Backup, sodass Aufzeichnungen sogar einen Telefonverlust überstehen. Welches Werkzeug auch immer Sie nutzen — entscheidend ist, Belege in Echtzeit zu erfassen. Eine Schachtel verblasster Thermoquittungen am Jahresende ist der Weg, auf dem Abzüge verloren gehen.
Aufzeichnungen mindestens 10 Jahre aufbewahren (Buchungsbelege nach §147 AO und §257 HGB), Geschäftsbriefe 6 Jahre. Eine kurze GoBD-Verfahrensdokumentation (ein bis zwei Seiten) zur digitalen Belegerfassung gehört dazu. Unser Leitfaden zu digitalen Belegen und dem Finanzamt behandelt die Aufbewahrungsregeln im Detail.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information zu typischen Betriebsausgaben und Sonderausgaben für Selbstständige, Freiberufler und Privatpersonen in Deutschland — auf Basis öffentlich zugänglicher Vorschriften (EStG, AO, HGB, GoBD). Es ist keine Steuerberatung und kein Ersatz für professionelle Beratung. Steuerrecht ändert sich. Höchstbeträge ändern sich. Ihre Lage ist individuell. Arbeiten Sie mit einem qualifizierten Steuerberater, um zu klären, welche Posten in Ihrem Fall greifen und wie sie korrekt geltend gemacht werden.
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