Il carico cartaceo nel settore immobiliare
L'immobiliare resta uno dei settori più «cartacei». In una sola compravendita possono esserci proposta d'acquisto, contratto preliminare, atto notarile, visura catastale, attestato di prestazione energetica (APE), verbali di sopralluogo, ricevute di caparra, autorizzazioni di tutela e una pila di moduli locali. Moltiplica per una pipeline attiva di acquirenti, venditori e annunci e il carico documentale diventa enorme.
Agenti immobiliari e amministratori fanno gran parte di questo lavoro sul campo. Sei a una visita: arriva una controproposta. Sei a un sopralluogo: il perito ti consegna una relazione firmata. Sei dal notaio: manca una firma e il rogito si blocca. Tornare in ufficio per scansionare, firmare e inviare significa tempo perso e pratica più lenta dei concorrenti.
ScanLens ti mette uno scanner di documenti in tasca. Cattura qualsiasi carta con la fotocamera dell'iPhone, trasformala in un PDF multipagina pulito, firma e invia, senza passare in ufficio. Lo stesso flusso vale per contratti di compravendita, verbali di sopralluogo, contratti di locazione e tutti i documenti collegati alla pratica.
Firma il contratto immobiliare sul posto
La chiusura della pratica spesso si gioca sulla velocità. Quando l'acquirente è pronto a presentare la proposta, ogni minuto di viaggio in ufficio per stampare, firmare e scansionare è un minuto in cui l'altra parte fa lo stesso. ScanLens elimina del tutto questo collo di bottiglia.
Scansiona un contratto cartaceo o apri il PDF arrivato via email. Con un tocco aggiungi firma, iniziali, date e i campi di testo richiesti dal modulo. Salva il documento firmato come nuovo PDF e invialo al cliente, all'altro agente o al coordinatore della pratica, senza stampare una pagina. Approfondimento sull'app di firma elettronica per iPhone, incluso come firmare un PDF su iPhone senza stampante.
In Italia la firma elettronica è regolata dal Regolamento eIDAS (910/2014) e dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005). Per la maggior parte degli accordi interni tra le parti basta una firma elettronica semplice come quella che aggiungi con ScanLens. Per la stipula di atti notarili e per la trascrizione presso l'Agenzia delle Entrate (registro imposte e catasto) servono firma digitale qualificata (FEQ) e atto notarile: il notaio gestisce la registrazione. Per i contratti internazionali si applica anche l'ESIGN Act statunitense. ScanLens non è una società legale e non fornisce consulenza giuridica: verifica i requisiti col tuo avvocato o notaio.
Organizzazione per immobile e cliente
Una sola pratica attiva può generare decine di documenti in un paio di settimane. Moltiplica per dieci-venti pratiche aperte e il caos sui file diventa un problema reale. ScanLens aiuta a tenere ogni documento al suo posto.
Cartelle per immobile
Crea una cartella per ogni annuncio o pratica attiva, per indirizzo, foglio/particella o secondo il tuo sistema di naming. Metti contratti scansionati, consensi, verbali di sopralluogo e addendum nella cartella giusta man mano che arrivano. Quando la pratica chiude, archivia tutta la cartella nel cloud dell'agenzia in un colpo.
Cartelle per cliente
Per gli agenti dell'acquirente e gli amministratori è più logico raggruppare per cliente. Tieni mandati esclusivi, approvazioni della banca, copie dei documenti d'identità e proposte raccolte per ogni cliente: trovi tutto quello che serve per una visita o una telefonata senza scavare nel CRM.
Ricerca nel testo (OCR)
ScanLens esegue l'OCR sul dispositivo: il testo nei contratti, nei consensi e nei verbali diventa ricercabile. Cerca le scansioni per cognome dell'acquirente, indirizzo dell'immobile o clausola specifica, senza aprire ogni PDF a mano.
Privacy by default
Scansione, elaborazione delle immagini e OCR girano interamente sull'iPhone. È importante quando lavori con dati finanziari personali, consensi firmati o qualsiasi documento sotto la policy di protezione dei dati della tua agenzia (GDPR e Codice Privacy: D.Lgs. 196/2003 e D.Lgs. 101/2018, vigilato dal Garante).
