De papierlast in de vastgoedsector
Vastgoed blijft een van de meest "papieren" sectoren. Eén transactie kan een koopovereenkomst, een toestemming van de partner, een uittreksel uit het kadaster, een bouwkundig rapport, een opleveringsprotocol, kwitanties van de aanbetaling, energielabel en een stapel lokale formulieren omvatten. Vermenigvuldig dat met een actieve pijplijn van kopers, verkopers en aanbiedingen — en de documentlast wordt enorm.
Makelaars en beheerders doen het grootste deel van dat werk in het veld. Je bent op een bezichtiging — er komt een tegenbod binnen. Je bent bij een keuring — de taxateur overhandigt een ondertekend rapport. Je zit bij de notaris — er ontbreekt één handtekening en de overdracht loopt vertraging op. Terug naar kantoor om iets te scannen, te ondertekenen en te versturen — dat is verloren tijd en een transactie die langzamer loopt dan die van de concurrent.
ScanLens geeft je een documentscanner in je broekzak. Leg elk papier vast met de iPhone-camera, zet het om in een nette meerpagina-PDF, onderteken en verstuur — zonder langs kantoor te gaan. Dezelfde workflow werkt voor koopovereenkomsten, inspectierapporten, huurcontracten en alle bijbehorende transactiedocumenten.
Onderteken een vastgoedcontract ter plekke
Een transactie sluiten draait vaak om snelheid. Wanneer een koper klaar is een bod uit te brengen, is elke minuut rit naar kantoor om te printen, ondertekenen en scannen een minuut waarin de andere kant hetzelfde doet. ScanLens neemt dat knelpunt volledig weg.
Scan een papieren contract of open een PDF die per e-mail kwam. Voeg met een tik je handtekening, initialen, datums en eventuele tekstvelden toe die het formulier vereist. Bewaar het ondertekende document als nieuwe PDF en stuur het naar de klant, de andere makelaar of de aankoopcoördinator — zonder één pagina te printen. Meer over de volledige app voor elektronische handtekening op iPhone.
In Nederland en België is de elektronische handtekening geregeld in de eIDAS-Verordening en de Wet elektronische handtekeningen. Voor de meeste interne overeenkomsten tussen partijen volstaat de eenvoudige elektronische handtekening (SES) die je in ScanLens toevoegt. Voor de levering van onroerend goed bij de notaris is een notariële akte vereist — een eenvoudige elektronische handtekening vervangt die niet. Voor internationale transacties geldt ESIGN Act (VS) ook. ScanLens is geen juridisch dienstverlener; controleer de eisen bij je notaris of jurist.
Ordening per object en klant
Eén actieve transactie kan in een paar weken tientallen documenten genereren. Vermenigvuldig dat met tien tot twintig open transacties en de bestandschaos wordt een echt probleem. ScanLens helpt elk document op zijn plek te houden.
Mappen per object
Maak voor elke aanbieding of actieve transactie een map — op adres, kadastraal nummer of je eigen naamsysteem. Leg gescande contracten, toestemmingen, inspectierapporten en addenda in de juiste map zodra ze binnenkomen. Wanneer de transactie sluit — archiveer de hele map met één beweging in de cloud van het kantoor.
Mappen per klant
Voor aankoopmakelaars en beheerders is groeperen per klant logischer. Houd opdrachtovereenkomsten, hypotheekgoedkeuringen, kopieën van identiteitsbewijzen en biedingen verzameld per klant — alles wat je nodig hebt voor een bezichtiging of telefoongesprek heb je direct bij de hand zonder in CRM te graven.
Tekst zoeken (OCR)
ScanLens draait OCR op het toestel — tekst in contracten, toestemmingen en rapporten wordt doorzoekbaar. Zoek scans op de naam van de koper, het adres van het object of een specifieke clausule, zonder elke PDF handmatig te openen.
Privacy by default
Scannen, beeldverwerking en OCR — alles loopt volledig op de iPhone. Dat is belangrijk wanneer je werkt met persoonlijke financiële data, ondertekende toestemmingen of documenten die onder de AVG en het databeleid van je kantoor (toezicht door AP) vallen.
