Ben je ZZP'er, dan trek je je zakelijke kosten af volgens het normale leerstuk dat ze noodzakelijk en bedrijfsmatig moeten zijn. Daarbovenop heb je toegang tot ondernemersregelingen — zelfstandigenaftrek, startersaftrek, MKB-winstvrijstelling — en voor de btw de KOR. De kernregel die de Belastingdienst hanteert is dat kosten zakelijk en redelijk moeten zijn en met stukken onderbouwd. Dat dekt meer dan veel mensen denken, maar juist "met stukken onderbouwd" is waar de meesten op vastlopen.
Deze post behandelt de meest voorkomende kostenposten en regelingen voor ZZP'ers en mkb'ers in Nederland in 2026. Per categorie: wat aftrekbaar is, welke stukken je bewaart en welke fouten tot problemen leiden bij een controle.
Voordat we beginnen: wij maken een bonnenscanner, geen accountantskantoor. Dit is algemene informatie op basis van de Wet IB 2001, de Wet OB en publicaties van de Belastingdienst. Het is geen fiscaal advies. Het belastingrecht verandert, jouw situatie is uniek — een gekwalificeerde boekhouder of belastingadviseur weet precies wat. Wat hieronder volgt is een overzicht, geen vervanging van professioneel advies.
1. Kantoorhuur en werkruimte
De huur van een zakelijk kantoor of bedrijfspand is volledig aftrekbaar als zakelijke kosten. Voor de werkruimte thuis gelden strenge eisen: hij moet zelfstandig zijn (eigen ingang en sanitair) en je moet 70% of meer van je inkomen via die werkruimte verwerven. Voldoet de ruimte hier niet aan, dan kun je doorgaans geen huur of energie aftrekken — hoeveel je ook thuiswerkt.
Wat je bewaart: huurovereenkomst, maandelijkse huurfacturen, betaalbewijzen. Bij een aparte werkruimte thuis ook stukken die de zelfstandigheid onderbouwen.
Veelgemaakte fout: kosten van een werkruimte aftrekken die niet aan de zelfstandigheidseis voldoet. De Belastingdienst kijkt hier strikt naar.
2. Zelfstandigenaftrek en startersaftrek
De zelfstandigenaftrek (3.750 euro in 2025, geleidelijk afgebouwd richting circa 900 euro in 2027) is een vast bedrag dat van de winst wordt afgetrokken voor ondernemers die het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar in hun onderneming halen. Starters krijgen daarbovenop in de eerste drie van vijf jaar de startersaftrek (2.123 euro in 2025).
Wat je bewaart: een urenregistratie. Houd direct in de agenda of een tool bij hoeveel uur per dag/week je aan je onderneming besteedt — niet alleen declarabel werk, ook acquisitie, administratie, scholing, vakliteratuur lezen.
Veelgemaakte fout: aannemen dat je het urencriterium haalt zonder bij te houden. Bij een controle is dit de eerste vraag. Geen administratie — geen aftrek.
3. MKB-winstvrijstelling
De MKB-winstvrijstelling (12,7% in 2025) is een vrijstelling die wordt toegepast op de winst na ondernemersaftrek. Hij verlaagt de belastbare winst en dus de inkomstenbelasting. Geldt voor IB-ondernemers; bv's vallen onder de vennootschapsbelasting met andere regels.
Wat je bewaart: niets bijzonders. De Belastingdienst past hem toe bij de aangifte op basis van de opgegeven winst.
Veelgemaakte fout: niet doorhebben dat hij bestaat — de meeste aangifteprogramma's en boekhouders passen hem automatisch toe.
4. Kleineondernemersregeling (KOR) voor btw
De KOR is een btw-vrijstelling. Bij een omzet onder 20.000 euro per kalenderjaar kun je je aanmelden, hoef je geen btw in rekening te brengen en geen btw-aangifte te doen. Je kunt dan ook geen voorbelasting aftrekken.
Voor wie handig: ZZP'ers met particuliere klanten en weinig zakelijke kosten. Voor B2B met veel inkoop pakt het vaak minder voordelig uit, omdat je de btw op je inkoop niet kunt terugvorderen.
Wat je bewaart: aanmelding bij de Belastingdienst en de bevestiging. Bij overschrijden van de grens 20.000 euro: meld je af en zorg dat je tijdig btw begint te factureren.
Veelgemaakte fout: aanmelden voor de KOR zonder de cijfers door te rekenen. Dit kost soms geld in plaats van dat het bespaart.
5. Verzekeringen
Zakelijke verzekeringen zijn volledig aftrekbaar: bedrijfsaansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid (E&O), inventaris- en gebouwenverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) als je die zakelijk afsluit, rechtsbijstand. Een AOV via box 1 in de IB is ook aftrekbaar als ondernemer.
Wat je bewaart: polis en premiebetalingen.
Veelgemaakte fout: dubbel registreren — autoverzekering aftrekken bij vervoer én bij verzekeringen.
6. Software en abonnementen
Software en SaaS-abonnementen voor zakelijk gebruik zijn aftrekbaar — boekhoudpakket (Moneybird, e-Boekhouden, MoneyMonk), CRM, cloudopslag, ontwerpsoftware, hosting, domein, e-mail, elke SaaS-tool die je voor je werk gebruikt. Inclusief vakspecifieke abonnementen — Adobe Lightroom voor een fotograaf, Grammarly voor een copywriter, een factureringspakket voor een freelancer.
Wat je bewaart: licentie- of dienstverleningsovereenkomst en betaalbewijzen. Wordt het abonnement gemixt zakelijk en privé gebruikt — leg het percentage vast.
Veelgemaakte fout: kleine maandelijkse abonnementen vergeten op te tellen. Een tool van 15 euro per maand is 180 euro per jaar. Tel ze allemaal mee.
7. Vervoer en autokosten
Voor de privéauto die zakelijk wordt gebruikt, kun je 23 cent per kilometer aftrekken (tarief 2025) — daarvoor heb je een rittenadministratie nodig met datum, doel, vertrek- en aankomstadres en kilometerstand. Voor een auto van de zaak gelden bijtellingsregels, btw-correcties en aparte regels voor brandstof, onderhoud en verzekering.
Wat je bewaart: rittenadministratie, brandstofbonnen, onderhoudsfacturen, verzekeringspolis en kentekenbewijs. Zonder rittenadministratie geen aftrek voor zakelijk autogebruik.
Veelgemaakte fout: geen rittenadministratie bijhouden. Dit is veruit de grootste documentatiefout bij vervoersdiscussies in een controle.
8. Studiekosten en scholing
Studiekosten gericht op de huidige onderneming zijn aftrekbaar als zakelijke kosten — een ZZP'er die een cursus volgt om zijn vaardigheden te onderhouden, een mkb'er die een leiderschapstraining doet. De aftrekpost voor scholingskosten in box 1 voor particulieren is afgeschaft per 2022 en vervangen door het STAP-budget (dat in 2024 stopte) — dus voor zakelijke scholing zit het nu bij de zakelijke kosten van je onderneming.
Wat je bewaart: overeenkomst met de opleider, factuur en betaalbewijs, beschrijving van de cursusinhoud (om de zakelijke relevantie te onderbouwen).
Veelgemaakte fout: kosten van een totaal nieuwe carrière proberen aftrekken. Een arts die rechten gaat studeren mag de juridische studie niet aftrekken als zakelijke kosten van de medische praktijk.
9. Inventaris en bedrijfsmiddelen (afschrijving)
Bedrijfsmiddelen onder 450 euro per stuk mag je in één keer ten laste van de winst brengen. Daarboven schrijf je af over de gebruiksduur (meestal 5 jaar voor inventaris en computers, langer voor zwaardere apparatuur). Voor laptops, telefoons, monitoren, bureaus en stoelen geldt dit principe.
Wat je bewaart: facturen en betaalbewijzen. Voor afschrijfbare middelen ook een investeringslijst met aanschafdatum, aanschafprijs en restwaarde.
Veelgemaakte fout: 100% zakelijk gebruik claimen voor een laptop of telefoon die je ook privé gebruikt. Bij 70% zakelijk gebruik trek je 70% af. De Belastingdienst verwacht een eerlijke verdeling. Gescande bonnen worden door de Belastingdienst geaccepteerd — bonnen scannen met ScanLens en taggen per categorie is de meest betrouwbare manier om deze administratie bij te houden.
10. Boekhouding, juridisch advies en consultancy
Kosten voor boekhouding, fiscaal advies, juridisch advies en zakelijke consultancy zijn aftrekbaar. Een boekhouder die je aangifte verzorgt is een aftrekbare zakelijke kostenpost; een jurist die een klantcontract beoordeelt ook.
Wat je bewaart: opdrachtbevestiging of overeenkomst, factuur, betaalbewijs.
Veelgemaakte fout: alleen een betaling van een afschrift kunnen tonen zonder factuur. Voor de aftrek heb je het primaire stuk (factuur) nodig.
11. Representatiekosten
Representatiekosten — zakenlunches, attenties, recepties — zijn beperkt aftrekbaar. Voor IB-ondernemers geldt een drempel (in 2025: 5.600 euro) waaronder kosten niet aftrekbaar zijn, of je kiest ervoor 80% van de kosten af te trekken zonder drempel. Voor de btw geldt het Besluit uitsluiting aftrek (BUA) — btw op spijzen en dranken in een horecagelegenheid is niet aftrekbaar.
Wat je bewaart: bedrag, datum, locatie (naam van de horecagelegenheid), zakelijk doel en de aanwezige personen. Alleen een bon volstaat niet — je hebt context nodig. Het scenario voor het scannen van bonnen waarmee je per scan een notitie kunt toevoegen, is de praktischste manier om dit in real time vast te leggen.
Veelgemaakte fout: geen documentatie van met wie de lunch was en wat er is besproken. De Belastingdienst vraagt geen woordelijk verslag, maar een korte notitie als "lunch met [klantnaam], Q2-project besproken" is wat ze willen zien.
12. Reiskosten
Zakelijke reiskosten zijn aftrekbaar — vlieg- of treintickets, hotelovernachtingen, taxi en openbaar vervoer, visa- en kosten voor zakenreizen naar het buitenland. Voor een gemengde zakelijke/privéreis kun je alleen het zakelijke deel aftrekken.
Wat je bewaart: reisroute en doel, tickets en boardingpassen, hotelfacturen, taxi- en vervoersbonnen. Bij gemengde reizen — leg vast welke dagen zakelijk waren.
Veelgemaakte fout: de hele reis als zakelijk opvoeren wanneer slechts een deel het was. Vlieg je voor een tweedaagse conferentie en blijf je nog drie dagen voor recreatie, dan is het ticket aftrekbaar (hoofddoel was zakelijk), maar overnachtingen en eten in de privé-dagen niet.
13. Internet en telefoon (naar zakelijk gebruik)
Het zakelijke deel van internet- en telefoonkosten is aftrekbaar. Gebruik je de huisinternetverbinding en je privételefoon voor je werk, dan trek je het percentage af dat overeenkomt met het zakelijke gebruik. Heb je een aparte zakelijke simkaart — die is volledig aftrekbaar.
Wat je bewaart: maandelijkse facturen en de onderbouwing van het zakelijke percentage. Je hoeft niet elk gesprek te loggen, maar je moet je verdeelmethode kunnen uitleggen. Een stabiel percentage door het jaar heen is verdedigbaarder dan een dat per maand zonder reden verandert.
Veelgemaakte fout: 100% zakelijk gebruik opvoeren voor een telefoon of internetverbinding die duidelijk ook privé wordt gebruikt. De Belastingdienst verwacht een redelijk percentage; 100% is een uitnodiging voor controle.
De aftrekpost zelf is zelden het probleem in een controle. Het probleem zit bijna altijd in de administratie — of stukken ontbreken, of de stukken bevatten niet de informatie die de Belastingdienst vraagt.
Een administratie die een controle overleeft
Het terugkerende thema voor elke aftrekpost hierboven is administratie. De Belastingdienst verwacht dat je elke uitgave onderbouwt met stukken die het bedrag, de datum, de leverancier en het zakelijke doel laten zien. Voor een aantal categorieën (representatie, reiskosten, vervoer) zijn de eisen aan onderbouwing nog specifieker.
De praktischste aanpak voor een ZZP'er of mkb'er: scan elke bon bij ontvangst, voeg een notitie met het zakelijke doel toe en orden per categorie. ScanLens is voor dit scenario gemaakt — OCR op het toestel, taggen per kostencategorie, cloud-back-up zodat je administratie zelfs het verlies van je telefoon overleeft. Maar welke tool je ook gebruikt: bonnen in real time vastleggen is wat telt. Een doos verbleekte thermische bonnen aan het eind van het jaar is hoe aftrekposten verloren gaan.
Bewaar je stukken minimaal 7 jaar (10 jaar voor onroerend goed) onder BW art. 2:10 en AWR art. 52. Onze gids over digitale bonnen en de Belastingdienst behandelt de bewaarregels in detail.
Dit artikel is algemene informatie over de meest voorkomende aftrekposten en zakelijke kosten voor ZZP'ers en mkb'ers in Nederland, gebaseerd op publiek toegankelijke regelgeving en publicaties van de Belastingdienst. Het is geen fiscaal advies en geen vervanging van professionele begeleiding. Belastingrecht verandert. Aftrekgrenzen veranderen. Jouw situatie is uniek. Werk samen met een gekwalificeerde boekhouder of belastingadviseur om vast te stellen welke aftrekposten op jou van toepassing zijn en hoe je ze correct claimt.
Verwante onderwerpen
Was deze post nuttig, dan zijn deze ook handig:
- Accepteert de Belastingdienst digitale bonnen? Gids 2026 — de juridische basis voor gescande bonnen en bewaartermijnen
- Bonnen scannen tijdens het belastingseizoen — een jaarrond-scenario voor ZZP'ers en mkb'ers
- Digitale documenten organiseren — een mappensysteem dat het volhoudt
