Scan het bonnetje terwijl het leesbaar is, controleer randen en bedragen, voeg het zakelijke doel toe en koppel het bestand aan de transactie. Stem wekelijks af, sluit elke maand af met uitzonderingen, exporteer gangbare formaten en test herstel. Dit proces gaat over Amerikaanse federale belastingdossiers, niet Nederlandse regels.
Redactionele noot: Bronnen gecontroleerd op 19 augustus 2026. Dit artikel vat gepubliceerde bronnen samen en vervangt geen juridisch, fiscaal of beveiligingsadvies.
Bij aankoop
Leg winkel, datum, regels, belasting, totaal, betaalwijze en relevante achterkant vast. Controleer OCR en voeg project, klant, deelnemers of doel toe.
Wekelijks en maandelijks
Koppel elke afbeelding aan een transactie en los ontbrekende bonnen, duplicaten, terugbetalingen en gemengd gebruik op. Exporteer maandelijks beelden en lijsten en open steekproeven buiten de apps.
Back-up en bewaring
Revenue Procedure 97-22 vraagt volledige, nauwkeurige, opvraagbare en reproduceerbare stukken. Sync is niet het hele back-upplan. De federale periode is vaak drie jaar, met langere uitzonderingen.
Waarom wekelijks en niet in maart
De zin van de wekelijkse ronde is dat de gaten dan nog te dichten zijn. Een transactie zonder bon is op vrijdag meestal een winkel die je kunt bellen, een bevestigingsmail die je kunt terugvinden, of een aankoop die je je nog goed genoeg herinnert om op te schrijven. Datzelfde gat in maart, over een dinsdag afgelopen mei, is een gok. Tien minuten per week kopen je precies dat verschil.
Controleer het geëxporteerde bonnenarchief
Open aan het eind van de maand een voorbeeld-pdf buiten de scan-app. Controleer volledige pagina, datum, verkoper, totaal en relevante achterzijde. Gebruik dezelfde documentreferentie in bestandsnaam en transactielijst zodat je de bon vanuit beide kunt vinden.
Houd ontbrekende of onleesbare bonnen op een uitzonderingenlijst in plaats van de map compleet te noemen. Test herstel van de geëxporteerde bestanden uit de back-up; een geslaagde upload test geen herstel.
Rol van ScanLens
ScanLens legt vast op iPhone, voert lokale OCR uit en exporteert PDF of afbeeldingen. Het bepaalt geen aftrekbaarheid. Zie digitale bonnen en IRS en bonnen scannen.
