Warum in OneDrive scannen
OneDrive ist der natürliche Empfänger, wenn Ihre Dokumente bereits in Microsoft 365 leben. Diese Seite ist der Einrichtungs-Leitfaden für OneDrive; die breitere Seite zum Scannen in die Cloud vom iPhone vergleicht alle unterstützten Empfänger.
ScanLens verbindet sich mit OneDrive über den eigenen Microsoft-Anmelde-Flow. Nach der Verbindung gehen gescannte PDFs direkt in die Ordnerstruktur, die Ihr Team in Word, Outlook, Teams und SharePoint-Workflows bereits nutzt.
Für dokument-intensive Microsoft-Workflows ist der Scan meist nur der erste Schritt. Teams halten PDFs durchsuchbar, unterzeichnen Dateien vor dem Versand oder verschlüsseln fertige Kopien, bevor sie in geteilten OneDrive-Ordnern landen.
So verbinden Sie OneDrive mit ScanLens
Schritt 1: Installieren Sie ScanLens
Laden Sie ScanLens aus dem App Store und öffnen Sie die App. Ein ScanLens-Konto ist nicht nötig.
Schritt 2: Cloud-Synchronisations-Einstellungen öffnen
Öffnen Sie in ScanLens die Einstellungen und tippen Sie „Cloud-Synchronisation". iCloud, Google Drive, Dropbox und OneDrive erscheinen.
Schritt 3: Bei Microsoft anmelden
Tippen Sie auf OneDrive. ScanLens öffnet die offizielle Microsoft-Anmeldeseite in einer geschützten Webview. Melden Sie sich mit einem Microsoft-Konto an — privat (Outlook.com, Hotmail, Live) oder Geschäfts-/Schulkonto (Microsoft 365 / Office 365). Die MFA-, Conditional-Access- und SSO-Richtlinien Ihrer Organisation gelten genauso wie bei jeder anderen Microsoft-App.
Schritt 4: Berechtigungen erteilen
Microsoft zeigt, welche Berechtigungen ScanLens anfordert — meist Lese- und Schreibzugriff auf OneDrive. Prüfen und genehmigen. Wenn die Organisation Admin-Genehmigung für Drittanbieter-Apps verlangt, sehen Sie eine Mitteilung zur Genehmigungs-Anforderung; sonst ist die Verbindung sofort abgeschlossen.
Schritt 5: Upload-Ordner wählen
Wählen Sie einen OneDrive-Ordner, in den Scans gehen sollen. Typische Optionen: Dokumente/Scans, Apps/ScanLens oder ein Unterordner wie Dokumente/Belege/2026.
Schritt 6: Scannen und hochladen
Erstellen Sie einen Scan mit der Kamera, prüfen Sie, speichern Sie. Das PDF landet automatisch im ausgewählten OneDrive-Ordner, im Hintergrund, im Moment des Speicherns.
Private vs. Microsoft-365-Geschäftskonten
Private Microsoft-Konten
Konten auf @outlook.com, @hotmail.com, @live.com oder einer privaten Custom-Domain bei Microsoft funktionieren wie Google oder Dropbox — anmelden, Berechtigung erteilen, fertig. Sie erhalten den Standard-OneDrive-Speicher Ihres Kontos (5 GB kostenlos oder 1 TB mit Microsoft 365 Personal).
Geschäfts- und Schulkonten (Microsoft 365)
Konten aus dem Microsoft-365-Tenant Ihres Unternehmens oder Ihrer Bildungseinrichtung — meist wie [email protected] — funktionieren ebenfalls, aber es gibt einige Besonderheiten:
- Admin-Consent-Richtlinien. Manche Organisationen verlangen Admin-Genehmigung vor der Verbindung von Drittanbieter-Apps. Verbindet sich ScanLens nicht, muss Ihr IT-Team ScanLens in Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) freigeben.
- Conditional Access. Unternehmensrichtlinien können MFA, Geräte-Compliance oder VPN für die Authentifizierung verlangen. Sie gelten für ScanLens wie für die mobile OneDrive-App.
- Speicherquoten hängen vom Microsoft-365-Plan des Unternehmens ab. Fragen Sie das IT-Team, wenn Sie unsicher sind, wie viel Platz Sie haben.
- Datenverwaltung. In OneDrive for Business hochgeladene Dateien unterliegen den Datenverwaltungs-, Aufbewahrungs- und DLP-Richtlinien der Organisation — wie jede in OneDrive aus einer anderen App gespeicherte Datei. Beachten Sie zudem AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) und DSGVO bei der geschäftlichen Nutzung.
Auto-Upload im Hintergrund
Auto-Upload stellt jeden neuen Scan in eine Warteschlange für den Upload in den ausgewählten OneDrive-Ordner. Uploads laufen im Hintergrund über iOS Background Transfer — die App muss nicht offen bleiben. Die Option „nur WLAN" verhindert die Nutzung von Mobilfunk-Datenvolumen.
Bevorzugen Sie manuellen Modus, sendet das iOS-Teilen-Menü jeden Scan mit einem zusätzlichen Tipp an OneDrive — Auto-Upload entfernt diesen Schritt.
Typisches Szenario: einen Beleg tagsüber aufgenommen, ScanLens lädt ihn automatisch nach OneDrive/Belege/2026 hoch — am Abend ist er auf dem Büro-Laptop oder in der Excel-Spesenabrechnung verfügbar.
Speicherquoten von OneDrive
Microsoft-OneDrive-Speichertarife für 2026:
- Privat (kostenlos): 5 GB — geeignet für seltenes Scannen, füllt sich aber bei großen Dokumenten schnell
- Microsoft 365 Personal: 1 TB OneDrive + Office — etwa 6,99 $/Monat oder 69,99 $/Jahr
- Microsoft 365 Family: 1 TB pro Person bis zu 6 Nutzer + Office — etwa 9,99 $/Monat oder 99,99 $/Jahr
- OneDrive for Business Plan 1: 1 TB pro Nutzer — in vielen Microsoft-365-Business-Plänen enthalten
- OneDrive for Business Plan 2: 5 TB und mehr pro Nutzer — höhere Microsoft-365-Business-Pläne
Aktuelle Preise auf microsoft.com prüfen. Microsoft 365 Personal für ca. 69,99 $/Jahr ist meist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Einzelnutzer: 1 TB OneDrive plus Desktop- und Mobile-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook.
Große Scans können viel Platz belegen. PDF-Komprimierung vor dem Upload reduziert die Größe meist um 50–80 %.
OneDrive und Microsoft-365-Integration
OneDrive ist der Standard-Speicher-Backend für Microsoft 365 (ehemals Office 365). Das heißt, in OneDrive hochgeladene Scans erscheinen ohne Zusatzkonfiguration nativ in den „Öffnen"-Dialogen von Word, Excel und PowerPoint. Scannen Sie einen unterzeichneten Vertrag in ScanLens, laden Sie ihn in OneDrive und öffnen Sie ihn direkt aus Word am Desktop oder im mobilen Word — ohne Download und erneuten Upload.
Für Geschäftsnutzer lassen sich SharePoint-Dokumentbibliotheken über den OneDrive-Desktop-Client synchronisieren. Das heißt, Scans können direkt in Team-Dokumentenmanagement-Workflows fließen, ohne manuelle Uploads in eine separate SharePoint-Oberfläche. Wenn das Rechtsteam eine SharePoint-Bibliothek für unterzeichnete Vereinbarungen pflegt, kann ScanLens in den synchronisierten OneDrive-Ordner hochladen — die Datei erscheint automatisch in SharePoint.
Wenn die Organisation Microsoft Teams nutzt, sind OneDrive-Dateien über den „Dateien"-Tab in jedem Teams-Kanal erreichbar. Teilen Sie ein gescanntes Dokument in einem Teams-Gespräch per OneDrive-Dateilink — Empfänger sehen eine Live-Vorschau inline, die Datei bleibt an einem kanonischen Ort und wird nicht als Anhang dupliziert. Für Organisationen, die in das Microsoft-Ökosystem investiert haben, macht dieses Integrationsniveau OneDrive zum natürlichen Empfänger der Cloud-Synchronisation für Scans.
Versionsverlauf und Ransomware-Wiederherstellung
OneDrive führt einen Versionsverlauf aller Dateien, einschließlich gescannter PDFs. Wird eine Datei versehentlich überschrieben oder geändert — etwa weil Sie ein Dokument neu gescannt und mit gleichem Namen hochgeladen haben — können Sie jede frühere Version der letzten 30 Tage in privaten Konten oder länger in Microsoft-365-Business-Plänen wiederherstellen. Das ist eine bedeutende Versicherung für wichtige Scans wie unterzeichnete Verträge, Steuerunterlagen oder Krankenakten.
Microsoft bietet zudem die Funktion „Files Restore", die Ihren gesamten OneDrive auf einen beliebigen Punkt der letzten 30 Tage zurücksetzen kann. Das ist als Schutz gegen Ransomware konzipiert — hat Schadsoftware Dateien verschlüsselt, lässt sich der Schaden rückgängig machen, indem OneDrive in den Zustand vor dem Angriff versetzt wird. Für Langzeit-Dokumentenarchive macht das OneDrive zu einem der widerstandsfähigsten Cloud-Speicher.
Zusammen mit der On-Device-OCR in ScanLens — die durchsuchbare PDFs mit Textebene vor dem Upload erstellt — sind Ihre Scans in OneDrive gleichzeitig wiederherstellbar und durchsuchbar. Der Versionsverlauf bewahrt die volle Scan-Qualität zu jedem Zeitpunkt, sodass das Dokument nicht durch versehentliche Änderungen oder Überschreiben verloren gehen kann.
Datenschutz und Sicherheit
Wenn Sie OneDrive mit ScanLens verbinden:
- Microsoft übernimmt die Authentifizierung. ScanLens nutzt die Microsoft Authentication Library (MSAL) — dieselbe Authentifizierungsbibliothek wie Microsofts eigene Apps. Sie melden sich auf Microsofts Seite an, nicht in ScanLens.
- Das Passwort wird nie an ScanLens gesendet. ScanLens erhält nach erfolgreicher Microsoft-Authentifizierung ein Zugriffstoken mit definierten Bereichen.
- Uploads gehen direkt auf Microsofts Server. Dateien reisen vom iPhone via HTTPS in OneDrive. Sie laufen nicht über ScanLens-Server.
- Scannen auf dem Gerät. Kantenerkennung, OCR und PDF-Rendering — lokal am iPhone vor jedem Upload.
- Den Zugriff können Sie jederzeit widerrufen auf account.microsoft.com/privacy/app-access für private Konten oder über My Apps für Geschäftskonten. Das Entfernen von ScanLens macht das Token sofort ungültig.
- Wenn Dateien in OneDrive liegen, gelten die Microsoft-Richtlinien. OneDrives Datenschutz- und Aufbewahrungsrichtlinien (plus die der Organisation für Geschäftskonten) gelten für Dateien nach dem Speichern.
